Целевая аудитория:
деловые люди, составляющие отчеты, пишущие служебные записки, рассылающие деловые письма, те, чья профессиональная деятельность связана с миром деловых бумаг; менеджеры по работе с клиентами, ведущие обширную переписку; менеджеры среднего звена, руководители региональных филиалов; сотрудники PR-служб, ведущие переписку с представителями прессы и разрабатывающие информационные материалы для публикаций; специалисты, разрабатывающие маркетинговые материалы для клиента (буклеты, информационные письма, памятки и инструкции и т.п.) секретари и т.д.
Вы сможете:
составлять различные деловые письма быстро и качественно; оказывать нужное влияние на адресата путем письменного общения; не допускать ошибок, которые не исправляет письменный редактор; корректно донести негативную информацию, отказ и даже угрозу, не обидев адресата; редактировать тексты деловой направленности и учиться на ошибках других; чувствовать себя уверенно среди коллег и партнеров в процессе письменного взаимодействия; консультировать других по вопросам составления деловых писем; овладеть новейшими методиками теории речевых коммуникаций, например, QSCR, DAGOR, ADI и др.; анализировать американскую, континентальную и российскую модели делового письма.
Вы получите:
описание деловых бумаг; подробную технологию и логику создания различных деловых документов; методику формирования полноценного делового письма; алгоритмы, облегчающие написание текстов и составления деловых писем любой направленности; алгоритмы, приводящие к конкретным результатам; набор необходимых конструкций и шаблонов составления делового письма для любой деловой ситуации; пакет выполненных кейсов, которые помогут закрепить полученные навыки; справочные материалы по грамматике и стилистике в удобном изложении; индивидуальные консультации по ведению деловой переписки. Семинар предполагает анализ большого количества практических примеров, направленных на развитие и совершенствование навыков деловой переписки.
В качестве учебных пособий используются реальные письма, написанные специалистами различных областей в процессе профессиональной деятельности.
Программа:
ПРОГРАММА:
День первый
1. Деловое письмо: стилистика, стандарты, принципы.
Правильное оформление документов. Правила оформления реквизитов документа. Придание юридической силы документам. Стилевые особенности языка деловых бумаг. Особенности официально – делового и публицистического стилей речи. Принципы составления деловых писем. Структура делового письма. Введение к документу. Порядок действий. Алгоритмы DAGOR, QSCR, ADI и др. Типичные ошибки при составлении деловой корреспонденции, актуальные требования к деловому письму. Стандарты фраз и выражений, принятых в деловой переписке. Использование клише для выражения просьбы, гарантии, предложения, приглашения и т.п. Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальную информацию. Практические задания и упражнения по составлению деловых писем.
Разбор ситуации – кейса «Типичные вступительные и заключительные фразы».
«Памятка по составлению делового письма».
2. Работа над составлением текста.
Профессиональное руководство по составлению любого делового документа. «Круг аргументации». Расположение основной идеи, темы, проблемы. Правила логических ударений. Связь предложений в тексте. Использование универсальных речевых конструкций. Информационная роль порядка слов в предложении. Технологии подачи информации и аргументации. Взаимосвязь между планируемым содержанием текста и передачей реальной информации. Упражнение по составлению деловых писем. Упражнение по использованию различных, в том числе манипулятивных, приемов аргументации.
Уместность использования речевых уловок, пауз, невербальной информации. Деловые игры.
День второй
3. Технология составления различных видов деловых писем.
Протокол. Пресс – релиз. Информационное письмо. Служебная записка. Циркулярное письмо. Эссе. Резюме (три модели: американская, континентальная и российская). Письмо-требование. Письмо-отчет. Рекламация. Ответ на рекламацию. Письмо-благодарность. Письмо-подтверждение. Письмо-приглашение. Письмо-поздравление. Коносамент. Предложение по выработке политики или реализации проектов. Уведомление, предупреждение.
и другие.
Упражнение по анализу структуры деловых писем и составлению собственных писем по ситуациям, предложенным тренером.
Подготовка готовых шаблонов для написания различных типов деловых писем.
Разбор иллюстративного письменного материала на английском и русском языке.
4. Деловой этикет в переписке.
Понятие делового этикета в переписке. Личная и деловая переписка. Благодарственные письма, поздравления, приглашения, соболезнования. Американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке. Письма, которые всегда пишут или подписывают от руки. Процедура ответа на письма. Понятие «эмоциональной подстройки» под адресата. Обращение. Заключительная формула вежливости. Принципы завершения делового письма. Универсальные формулы. Особенности составления писем негативного содержания (отказы, претензии). Банковская переписка. Составление различных моделей деловых писем. Подготовка шаблонов.
Упражнение по снижению психологической напряженности в текстах с негативным содержанием.
Речевые задачи.
Анализ образцов реальных деловых писем на английском, немецком и русском языках.
5. Принципы и приемы e-mail переписки. Факсимильные сообщения и электронная почта.
Структура e-mail письма. Максимальное использование особенностей виртуального общения. Решение главных задач электронного письма: открыто, прочитано, понято, принято к действию. Ситуационное использование «телеграфного стиля». Формирование вложений и факсимильной подписи. Понятие «сетикета». Редактирование документов. Мировой опыт систематизации, хранения, архивирования и уничтожения деловых бумаг.
Индивидуальные упражнения для участников.
! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.
! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.
Методы и формы работы
Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и слушателей.
Большую часть составляют практические занятия и консультации, которые включают анализ ошибок в составлении текстов и в оформлении документов, а также редактирование текста служебной записки, письма и пр. документов.
