Семинар «Профессиональный секретарь: персональный ассистент - личный помощник руководителя»
Офис-менеджмент /
Секретариат, открытая
О программе:
Целевая аудитория: Руководителей секретариата, помощников руководителей, специалистов административно-хозяйственных подразделений, персональных ассистентов, секретарей. Курс разработан в соответствии с требованиями профессиональных стандартов: - «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н);
- «Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н).
В результате обучения участники курса: - приобретут комплекс знаний, необходимый современному ассистенту топ-менеджера крупной компании в профессиональной работе;
- повысят уровень своих профессиональных компетенций современного ассистента руководителя крупной компании;
- получат практические навыки по ведению конфиденциального делопроизводства;
- освоят особенности делового этикета и психологические основы работы с руководителем и сотрудниками при организаций деловых встреч и совещаний;
- получат практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий;
- познакомятся с методиками построения эффективной системы планирования рабочего дня топ-менеджера крупной компании;
- научатся применять изученные методики ассистентского обслуживания на практике;
- повысят свой профессиональный уровень подготовки.
1. Профессиональный секретарь, помощник руководителя, персональный ассистент: профессиональные компетенции, управленческие навыки, направления развития. - Профессиональный секретарь, помощник руководителя, персональный ассистент: основные задачи, должностные функции и компетенции. Необходимые профессиональные знания, умения и навыки.
- Место профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента в структуре управления организации. Построение эффективной работы секретариата. Способы повышения значимости секретариата в системе управления организацией. Основные правила четкой и слаженной работы секретариата по всем направлениям. Методы и критерии оценки деятельности.
- Социально-психологические аспекты работы профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента.
- Профилактика профессионального выгорания. Пути профессионального и карьерного роста.
Требования профессиональных стандартов «Специалист административно-хозяйственной деятельности»; «Специалист по управлению документацией организации»; «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». 2. Управление документацией. Правила подготовки оформления управленческой документации, нормативно-методические документы по организации и ведению делопроизводства. - Федеральные нормативные акты РФ.
- Ведомственные нормативные акты и инструкции.
- Локальные нормативные акты организации.
- Понятие, состав и реквизиты документов по ГОСТ 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»).
- Требования к бланкам документов.
- Состав и виды документов (организационные, распорядительные, информационно-справочные, договорные документы).
3. Эффективная деловая переписка. - Классификация писем. Структура и композиционное построение письма. Основные и вспомогательные элементы письма.
- Шаблоны оформления различных видов писем. Административная, коммерческая, судебная переписка. Особенности переписки с государственными органами власти и управления.
- Психологические приемы воздействия в деловой переписке.
- Бизнес-этикет электронных сообщений. Внутрикорпоративная переписка, использование внутреннего портала для коммуникаций.
4. Управление документацией. Построение документооборота организации. - Принципы организации построения документооборота. Внутрикорпоративный и внешний документооборот.
- Проектирование движения документопотоков. Оптимизация схем движения документов.
- Централизованная и децентрализованная обработка документов.
- Сравнение способов отправки исходящих документов. Оптимизация расходов на отправку документов.
- Построение электронного внутреннего документооборота.
- Организация исполнения документов. Сроки исполнения и контроль исполнения документов.
- Централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов.
- Ответственность за исполнение документов и поручений. Разработка системы мотивации.
5. Автоматизация документооборота и архива. - Нормативное регулирование в области работы с электронными документами и системами электронного документооборота.
- Электронные документы. Особенности создания, подписания, учета, хранения электронных документов.
- Обзор и анализ современного российского рынка систем электронного документооборота и архива.
- Основные возможности и проблемы внедрения электронных систем.
- Выбор и порядок внедрения систем электронного документооборота и архива.
- Пути оптимизации работы в СЭД. Модернизация систем автоматизации документооборота и архива.
- Создание электронного архива. Форматы хранения электронных документов. Правила использования и уничтожения электронных документов.
6. Систематизация и хранение документов. - Нормативное регулирование в области работы с архивными документами.
- Сроки хранения документов в соответствии с архивным законодательством.
- Экспертиза ценности документов. Создание и регламентация деятельности экспертной комиссии.
- Подготовка номенклатуры дел. Особенности формирования номенклатуры дел структурных подразделений.
- Формирование и оформление дел в делопроизводстве.
- Централизованное и децентрализованное оперативное хранение документов.
- Подготовка документов к архивному хранению. Полное оформление документов.
- Построение архива организации. Нормативное регулирование функционирования архива, требования к техническому оснащению.
- Документирование передачи дел в архив организации.
- Обзор средств организационной техники, используемой в архиве.
- Выбор способа уничтожения документов. Документирование процесса уничтожения документов.
- Административная ответственность за нарушения действующего законодательства по архивному делу.
- Построение информационно-справочной работы по архивным документам.
- Аутсорсинг архива. Преимущества и риски. Порядок построения работы с архивными документами, переданными на внеофисное хранение.
7. Конфиденциальность в работе профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента. - Защита конфиденциальной информации. Построение работы с конфиденциальной информацией. Особенности ведения специального делопроизводства.
- Место личных поручений в структуре работы руководителя секретариата. Расстановка приоритетов, работа с информацией. Коммуникации и делегирование личных поручений.
- Поведение профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента при проверках.
8. Административная поддержка руководителя. - Информационное обеспечение деятельности руководителя. Подготовка планов, аналитических отчетов, презентаций.
- Использование современного программного обеспечения для повышения эффективности работы руководителя.
- Тайминг рабочего дня руководителя. Техники планирования, организация ведения календаря руководителя.
- Организация контроля исполнения поручений руководителя. Приоритетность исполнения и делегирование.
- Планирование и организация командировок руководителя. Подготовка деловых поездок. Заказ билетов и бронирование отелей. Предоставление отчетности по итогам командировок.
9. Административная поддержка деловых совещаний. - Роль и функции совещаний в процессе управленческой деятельности. Классификация совещаний.
- Особенности проведения различных видов совещаний. Принципы эффективной организации совещаний.
- Обзор технических средств проведения совещаний.
- Организация оперативных совещаний руководителя. Формирование регламента. Приглашение участников. Подготовка и рассылка информационных материалов.
- Организация деловых встреч с партнерами. Чек-лист подготовки встречи. Особенности оформления протокола совещания с зарубежными партнерами.
- Организация встреч в рамках проведения выставок и конференций. Особенности неформальных встреч.
- Основы эффективного протоколирования. Виды протоколов. Требования при составлении и оформлении протоколов.
- Требования к формулировкам решений в протоколах.
- Основные правила выпуска протокола. Порядок согласования, подписания, рассылки.
- Оптимизация проведения совещаний. Обзор программных средств по автоматизации совещаний.
10. Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса. - Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
- Сбор и обобщение заявок. Организация курьерской доставки. Особенности различных способов передачи отправлений.
- Планирование поездок. Составление графика использования автомобильного транспорта.
11. Коммуникативная компетентность офис-менеджера и администратора. - Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации.
- Этика и психология делового общения.
12. Телефонные коммуникации. - Прием и распределение телефонных звонков руководителя; фиксация и передача сообщений.
- Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления.
- Техники телефонных переговоров с контрагентами и партнерами.
13. Организация эффективной работы приемной. - Оформление приемной и организация рабочих мест секретарей и персональных ассистентов.
- Дизайн офиса и оформление кабинета руководителя.
- Профессиональный прием посетителей.
- Особенности приема командированных и делегаций.
- Основы делового гостеприимства: подача чая-кофе.
14. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций). - Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию.
- Подготовка публичных выступлений руководителя.
- Документирование деловых мероприятий.
- Организация сервисного обслуживания: бизнес-ланча, фуршета. Организация культурной программы, выбор подарков.
- Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя.
Тренер: БАНЩИКОВА Галина Ивановна, СТОЛЯРЧУК Елена Анатольевна, КАРНАУХОВ Михаил Александрович
Продолжительность: 4 дней | 32 часов
Даты проведения:
(не указано)
Стоимость:
29800 руб.
(с человека)
|

ФИНКОНТ
Город: Москва
Тел.: +7 (812) 438 0033, +7 (495) 978 5522, 8 (800) 234 5522
Веб-сайт: http://fcaudit.ru
написать письмо
|