Программа разработана в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации», утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10 мая 2017 года № 416н.
Профстандарт определяет три высших уровня квалификации для специалистов и управленцев сферы ДОУ и для каждого устанавливает перечни полномочий и ответственности; выполняемых трудовых функций, навыков, знаний и умений, а также необходимый уровень профессионального образования.
Данный курс будет несомненно полезен как начинающим специалистам, так и работникам со стажем работы в данной сфере, включая руководителей службы ДОУ.
Цель программы: формирование профессиональных знаний, практических умений и навыков, необходимых для реализации мер по документированию управленческих решений, организации оптимизированного документооборота, а также повышение степени профессиональной компетентности специалистов делопроизводства.
Умение ориентироваться во всех нормативных изменениях в части организации делопроизводства, касающихся оформления документов, обеспечивающих их правовой статус, является одной из важнейших составляющих успеха деятельности современной организации. Получить необходимые знания и умения, освоить нужные навыки в организации делопроизводства можно, пройдя курс профессиональной переподготовки по предложенной программе.
Программа:
Раздел 1. Нормативно-правовая база делопроизводства
- Четырехуровневая система законодательных и нормативно-правовых документов, определяющих порядок работы с организационно-распорядительной документацией в системе делопроизводства организации.
- Новый стандарт в оформлении документов ГОСТ 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Определение состава реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с учетом применения информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Понятие – юридическая сила документа. Обеспечение правового статуса электронных документов.
Раздел 2. Организация документирования управленческой деятельности в организации
- Разработка унифицированных форм документов, табеля и альбома унифицированных документов, используемых в документационном обеспечении управления организации
- Организация контроля соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в организации
- Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деловыми процессами.
Раздел 3. Виды управленческой документации в деятельности организации.
Классификация управленческой документации. Назначение документов различных систем документации, требования, предъявляемые к текстам документов:
- Организационные документы;
- Распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания, распоряжения, протоколы, решения);
- Деловая переписка как средство обеспечения внешнего коммуникативного взаимодействия. Культура делового письма. Оформление деловых писем и их разновидности. Виды коммерческой переписки;
- Документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки, представления);
- Особенности оформления договорной документации;
- Иные виды ОРД.
Раздел 4. Организация эффективного документооборота в организации
- Понятие и принципы организации документооборота организации.
- Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации. Ведение регистрационных и учетных форм документов организации. Отличие регистрации от учета документов. Электронные формы регистрации документов.
- Организация передачи документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в организации.
- Порядок согласования и удостоверения (подписания, утверждения) документов в организации.
- Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации. Формирование маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации, в т.ч. в электронном виде. Разработка технологии работы с документами и информацией в организации. Способы доведения управленческих решений до исполнителей.
- Организация контроля за исполнением документов и поручений. Значение организации контроля за движением документов. Мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации. Отчетные формы контроля.
- Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации.
- Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности в работе с документами.
- Обеспечение взаимодействия подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления.
Раздел 5. Осуществление информационно-справочной работы с документами организации
- Формирование и ведение баз данных об организационно-распорядительных документах организации, в т.ч в электронной форме.
- Формирование требований к разграничению уровней доступа работников организации к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями.
- Обеспечение доступа к документам и информации организации.
- Формы представления информации по запросу руководства организации. Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам документационного обеспечения управления. Поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников организации.
Раздел 6. Разработка и внедрение локальных нормативных актов (ЛНА) по документационному обеспечению управления организацией
- Проведение анализа локальной нормативной базы организации для определения ее соответствия действующим нормативным правовым актам Российской Федерации по документационному обеспечению управления.
- Назначение и общая характеристика, виды, ЛНА, необходимых в организации делопроизводства и работе с документами. Назначение раздела в ЛНА «Термины и определения».
- Порядок разработки, утверждения и введения в действие ЛНА.
- Организация работы по актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по документационному обеспечению ее управления.
- Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по документационному обеспечению ее управления
Раздел 7. Осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота в сфере документационного управления организации
- Возможности и преимущества внедрения системы электронного документооборота;
- Проведение анализа действующей системы документационного обеспечения управления организации для определения задач по ее автоматизации.
- Критерии готовности предприятия к внедрению СЭД.
- Практические вопросы и проблемы отдельных этапов внедрения системы электронного документооборота.
- Оценка эффективности внедрения СЭД.
Раздел 8. Систематизация документов и организация их хранения. Управление архивом организации
- Основные признаки формирования дел. Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов. Включение электронных документов в номенклатуру дел.
- Организация текущего хранения документов.
- Проведение экспертизы ценности документов.
- Подготовка и обработка документов к передаче на архивное хранение. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
- Контроль формирования документов в дела и организация их хранения в подразделениях организации.
Раздел 9 Служба ДОУ на предприятии
- Определение целей, задач и функций подразделения документационного обеспечения управления организации и его работников.
- Положение о службе ДОУ. Должностные инструкции работников службы ДОУ. Профстандарты в деятельности работников службы ДОУ.
- Распределение должностных обязанностей между работниками подразделения документационного обеспечения управления организации.
- Модернизация рабочих мест работников подразделения по документационному обеспечению управления.
Раздел 10. Организация работы с документами по личному составу
- Особенности документирования процессов работы с персоналом (прием, перевод, предоставление отпусков, увольнение и др.).
- Организация работы и оформление личных документов: личная карточка, трудовая книжка и т.п.
- Особенности формирования дел документов по личному составу.
