Семинар «АХО. Административно-хозяйственная работа»

Офис-менеджмент / Секретариат, открытая

О программе:

Целевая аудитория: специалисты АХО, офис-менеджеры и другие сотрудники, занимающиеся административно-хозяйственной работой.

АХО – административно-хозяйственный отдел. Создается во всех компаниях, где количество работников более 100 человек. Крупные фирмы (корпорации) имеют в отделе внутренние подразделения.

Руководители и специалисты АХО рассчитывают количество и закупают расходные материалы, отвечают за порядок, чистоту помещений и на местах, обеспечивают безопасность, комфорт.

В программе:

• Задачи, функции и зоны ответственности АХО. Типовая документация АХО.
• Материальное обеспечение и оформление поставок. Контроль за расходованием ТМЦ. Система внутренних заявок. Согласование закупок. Инвентаризация: порядок проведения.
• Эксплуатация, техническое обслуживание зданий и сооружений предприятия.  Организация ремонтных работ. Энергосбережение и энергоэффективность.
• Правовые основы деятельности АХО. Особенности оформления и сопровождения договоров, применяемых в работе АХО. Материальная ответственность. Порядок действий сотрудников АХО при осуществлении проверок органами контроля и надзора.
• Участие АХО в организации охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии.
• Клининг. Факторы, оказывающие наибольшее влияние на качество и эффективность уборки.
• Организация и хозяйственное обеспечение мероприятий.
• Причины возникновения конфликтов в работе АХО и способы их решения. Управление стрессом.

ПРОГРАММА

1.      Задачи отдела АХО:

• Покупка, хранение, выдача различных предметов и ценностей, необходимых для работы всех сотрудников компании.
• Ремонт помещений, поломок имущества.
• Соблюдение норм, правил пожарной безопасности, контроль за выполнением всех рекомендаций.
• Материальная ответственность за ценностями компании.
• Поиск фирм, предоставляющих все коммунальные услуги.
• Заключение договоров на предоставление проводной телефонной связи, сотовой связи, интернета, на коммунальные услуги.
• Обеспечение сотрудников компании всеми необходимыми ценностями для эффективной работы.
• Контроль за состоянием помещений, устранение всех неполадок – своевременный ремонт, технические работы, уборка кабинетов.
• Организация комфортных условий для отдыха сотрудников, предусмотренные законодательством РФ.
• Контроль над обеспечением охраны здания, помещений, сотрудников.

2.      Организация работы административно-хозяйственной службы предприятия.

• Организационная структура подразделения.
• Как провести анализ текущего состояния и определить недостающие и излишние функции.
• Варианты распределения функций АХО. Построение взаимодействия службы АХО с другими службами предприятия.
• Коммуникации и взаимодействие служб АХО.
• Диспетчеризация работ.

3.      Правовые вопросы в работе специалиста АХО.

• Должностные инструкции сотрудников АХО.
• Положение о работе АХО.
• Типовые формы, бланки, заявки, приказы.
• Договорная работа.
• Анализ типовых видов договоров.
• Способы проверки контрагентов.
• Типичные ошибки при заключении договоров.
• Практика претензионной работы в деятельности АХО.
• Проверки контрольно-надзорных органов.
• Кто и что может проверить?
• Полномочия контролирующих органов и проверяющих лиц.
• Документы и локальные акты, позволяющие минимизировать негативные последствия проверок.
• Что нужно знать о порядке проведения процедур проверок и оформлении результатов проверок.
• Ответственность руководителя службы АХО.
• Материальная ответственность сотрудников.
• Учет материальных ценностей.
• Организация системы приемки, хранения, передачи.
• Контроль за поступлением и расходованием материалов.
• Инвентаризация: порядок, участники, документальное обеспечение.

4.      Текущее обеспечение деятельности организации.

• Организация рабочих мест, переговорных комнат, офисного пространства.
• Обеспечение снабжения офиса канцелярскими, хозяйственными товарами, спецодеждой.
• Поддержание работоспособности оргтехники.
• Создание запаса расходных материалов.
• Крупные разовые закупки (мебель, офисное оборудование).
• Организация питания сотрудников предприятия.
• Выбор оптимального варианта организации корпоративного питания.
• Управление работой автотранспорта на предприятии.
• Автопарк компании: инструменты контроля и управления.
• Лизинг. Собственный автопарк или аутсорсинг?
• Уборка помещений.
• Формирование стандартов чистоты помещений и территории.

5.      Эксплуатации зданий, помещений, территории.

• Контроль за исправностью инженерных систем.
• Составление смет хозяйственных расходов на содержание зданий и помещений предприятия и прилегающей территории.
• Выполнение заявок на мелкий ремонт.

6.      Формирование и защита бюджета АХО.

• Расчет потребностей.
• Планирование расходов.
• Оптимизация бюджета на содержание хозяйственных объектов.
• Управление амортизационным фондом.

7.      Критерии поиска и выбора поставщиков услуг.

• Проведение тендеров на закупки.
• Практика использования “конъюнктурной справки”.
• Методики подсчета целесообразность выполнения отдельных видов работ своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков.

8.      Участие АХО в обеспечении правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, экологической безопасности, противопожарной защиты, законодательства о труде, содержанию и эксплуатации основных фондов организации (зданий и сооружений). Обзор нового в законодательстве.

9.      Сотрудничество АХО с другими отделами

• Бухгалтерия
• Производственный отдел
• Юридический отдел
• Отдел закупок
• Планово-экономический отдел
• Отдел кадров

10.    Внутреннее информирование персонала.

• Организация оповещения о новых регламентах, документах, событиях.
• Контроль исполнения поручений.

Ответы на вопросы, практические рекомендации.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую  информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на мероприятии. Это сэкономит время и сделает обучение более эффективным.

! Данное обучение можно заказать в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

Тренер: Мкртчян Тамара Рубеновна, Зеленкова Элеонора Витальевна

Продолжительность: 2 дней | 16 часов

Даты проведения:

• 23.11.2018, Санкт-Петербург, Лиговский пр., д. 73