Второе высшее «Курсы секретарей. Диплом Специалист по документационному и организационному обеспечению»

Офис-менеджмент, открытая

О программе:

Диплом Специалист по документационному  и организационному обеспечению

Целевая аудитория: специалисты по документационному и организационному обеспечению, юрист, гос. служащие, кадровые работники.

Ведущие: 

Подкорытова Галина Валентиновна - опыт работы руководителем отдела делопроизводства более 20 лет.

Макарова Юлия Олеговна - тренер по деловым коммуникациям и управленческим компетенциям.

В программе: 

1. Нормативно-правовая база
1) Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламентация работы службы. Зачем нужны регламенты и как оформлять?
2) Последние новшества и ожидаемые изменения в нормативной базе. ГОСТ 7.0.97-2016 с 01.07.2017 (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
3) Источники информации по организации делопроизводства, необходимые в работе.

2. Виды и требования к управленческой документации
1) Зона ответственности специалиста по документационному обеспечению. Для чего нужна и как определить?
2) Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов.
3) Работа с востребованными функциями программ Word, Excel, PowerPoint.
4) Назначение и подготовка документов различных систем документации:
- организационные документы;
- распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания, распоряжения, протоколы);
- деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности;
- документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки);
- особенности оформления и организации работы с договорной документацией и иные виды ОРД.
- Практика составления организационных документов.


3. Организация эффективного документооборота
1) Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации. Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.
2) Организация работы с документами внутренней переписки.
3) Организация контроля исполнения документов и поручений.
4) Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности в работе с документами.
- Практика оформления журналов регистрации документов

4. Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления
1) Общая характеристика документов.
2) Порядок разработки, утверждения и введения в действие.
3) Виды, общая характеристика, назначение документов. Значение раздела «Термины и определения».
- Практика разработки локальных актов

5. Основы кадрового делопроизводства
1) Классификация кадровых документов. Виды кадровых документов: штатное расписание, заявление, приказ, трудовой договор, должностная инструкция и т.д.
2) Поэтапные процедуры оформления приема и увольнения сотрудников. Типичные ошибки документирования процедур приема и увольнения.
3) Документирование предоставления отпусков работникам. График отпусков.
4) Трудовая книжка работника: учет, правила внесения записей. Обеспечение сохранности трудовых книжек.
5) Личная карточка работника: - обязательность заполнения - внесение записей в периоды работы. Учет и хранение личных карточек.
- Практика заполнения кадровых документов

6. Вопросы внедрения электронного документооборота в организации как средство оптимизации работы с документами
1) Критерии готовности предприятия к внедрению СЭД.
2) Роль предпроектного обследования организации делопроизводства предприятия.
3) Проблемы этапов внедрения системы электронного документооборота.
- Как выбрать СЭД. Примеры систем. Разбор систем электронного документооборота на примере программы Директум.

7. Систематизация документов и организация их хранения. Архив
1) Основные признаки формирования дел.
2) Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов.
3) Включение электронных документов в номенклатуру дел.
4) Организация текущего хранения документов.
5) Подготовка и обработка дел к передаче на архивное хранение.

8. Секретарь в структуре управления
1) Роль секретаря - помощника руководителя, как участника процесса документационного обеспечения управления предприятием.
2) Функции и должностные обязанности секретаря.
3) Деловые и личностные характеристики современного секретаря.
4) Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.
5) Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.
6) Рациональное планирование рабочего времени секретаря.
7) Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя и расстановки приоритетов.

9. Подготовка и проведение коллегиальных мероприятий и переговоров
1) Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
2) Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации.
3) Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.
4) Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание, командировочное удостоверение.
5) Подготовка и порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия.

10. Организация личных приемов руководителя
1) Правила организации приема посетителей. Порядок записи на прием. Подготовка к приему и его проведение.
2) Документирование результатов личного приема.
3) Правила сервировки чайного стола.
4) Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений. Основы эргономики офиса и флористики.

11. Психология делового общения. Основы конфликтологии
1) Конфликтология. Управление организационным конфликтом. Виды, причины, стадии развития конфликта. Стили поведения в конфликте. Этапы разрешения и способы урегулирования конфликта. Методы профилактики конфликтов.
2) Стресс-менеджмент. Причины и симптомы стрессового напряжения. Способы сохранения и восстановления эмоционального равновесия и работоспособности. Антистресс - профилактика.
3) Условия переговорного процесса. Стратегии ведения переговоров.
4) Позиционный и принципиальный подход в переговорах. Анализ эффективности основных стратегий ведения переговоров.
5) Подготовка и планирование переговоров. Анализ факторов ситуации и поведения участников.
6) Правила разработки сценария переговоров. Этапы переговорного процесса.
7) Эмоциональная составляющая в переговорах.
8) Психологические особенности обмена уступками и обсуждения условий.
9) Правила эффективной аргументации, убеждение при сопротивлении. Техники работы с сомнениями.
10) Методы конструктивного поведения. Противодействие неконструктивному поведению.

Продолжительность: 2,5 месяца, 2 - 3 раза в неделю: вторник, четверг, пятница с 18.30 до 21.30.

Формы обучения: информационные модули, дискуссии, моделирование и анализ реальных ситуаций взаимодействия.

Выдается диплом о переподготовке. Разработано по Профстандарту 276 н от 06.05.2015 Специалист по документационному и организационному обеспечению.

Тренер: Подкорытова Галина Валентиновна - опыт работы руководителем отдела делопроизводства более 20 лет.

Даты проведения:

• 12.02.2019, Степана Разина, 16