Семинар «Личный помощник руководителя. Тайм-менеджмент. Организационно-информационное сопровождение деятельности руководителя.»

Офис-менеджмент / Секретариат, открытая

О программе:

Целевая аудитория:

• Личные ассистенты (PA)
• Секретари-помощники руководителей
• Секретари-референты
• Секретари-администраторы
• Секретари подразделений
• Ассистенты отделов
• Все заинтересованные специалисты

В результате семинара "Личный помощник руководителя. Тайм-менеджмент. Организационно-информационное сопровождение деятельности руководителя" слушатели:

• успешно применяют принципы планирования рабочего времени как своего, так и руководителя
• умеют расставлять приоритеты в списках дел, отделять неважное от важного
• могут выбирать планировщик времени для ведения календаря руководителя и активно пользуются им
• обеспечивают руководителя информацией в удобной и наглядной форме 
• грамотно организовывают совещания и деловые встречи
• уверенно организуют поездки по России и за рубеж для своего шефа
• правильно ведут деловую переписку и являются эталонным лицом своей организации

Принципы планирования рабочего времени руководителя

• Основы управления временем в тайм-менеджменте для секретаря
• Эффективное распределение рабочего времени
• Как научиться выделять важное и срочное? Матрица Эйзенхауэра
• Выбор и оформление планировщика секретаря
• Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе)
• Особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях)

Подготовка расписания руководителя

• Планирование расписания руководителя
• Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя
• Согласование с руководителем временных планов и о регламенте намеченных мероприятий
• Функционал Календаря Google для ведения графика руководителя
• Microsoft Outlook для ведения расписания руководителя

 Обеспечение руководителя информацией

• Анализ и представление руководителю информации в систематизированном виде
• Обработка и структурирование информации
• Предоставление данных в удобном для восприятия формате
• Составление и оформление сводных отчетов, статистических документов

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

• Контроль и его виды. Как добиться того, чтобы поручения исполнялись?
• Принципы эффективной системы исполнения и контроля поручений
• Формирование аналитической отчетности об исполнении поручений
• Какие программы помогут вести мониторинг исполнения поручений?

Организация совещаний и других конферентных мероприятий

• Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч
• Как составлять повестку дня?
• О чем необходимо помнить во время мероприятия?
• Подготовка помещения, оформление явочных листов, организация кофе-пауз и др.

Организация командировок руководителя

• Подготовка документов к поездке руководителя
• Бронирование гостиниц: с помощью чего и как выбрать оптимальный вариант размещения?
• Оформление визы. О чем следует помнить, отправляя руководителя за рубеж? Виды виз
• Покупка авиабилетов. Современные сервисы для покупки авиабилетов онлайн

Ведение базы контактов руководителя

• Систематизация контактов руководителя
• Особенности хранения базы контактов в бумажном и электронном виде

Современные офисные и мобильные программы для повышения эффективности работы секретаря

• Хранение данных в “облаке”: функционал облачных сервисов и преимущества
• Онлайн фото-редакторы для секретаря
• Инфографика как современный способ представления данных.
• Как легко сделать красивую и качественную инфографику?

Электронная деловая переписка

• Принципы и правила деловой электронной переписки
• Шрифты и оформление делового электронного письма
• Ваше письмо – Ваша визитная карточка
• Шаблоны деловых электронных писем – как облегчить себе жизнь и не навредить репутации компании?
• Приветствие в деловом письме: как произвести положительное впечатление с первых слов?
• Заключительные  формулы вежливости с деловом письме

Тренер: Cосновая Анна Владимировна

Продолжительность: 1 дней | 8 часов

Даты проведения:

• 03.11.2017, ул. Садовническая, д. 5
• 29.12.2017, ул. Садовническая, д. 5
• 31.01.2018, ул. Садовническая, д. 5
• 16.03.2018, ул. Садовническая, д. 5
• 01.06.2018, ул. Садовническая, д. 5
• 05.10.2018, ул. Садовническая, д. 5
• 21.12.2018, ул. Садовническая, д. 5