Семинар «Информационно-документационное обеспечение деятельности руководителя»

Офис-менеджмент / АХО, открытая

О программе:

УПРАВЛЕНИЕ ОФИСНЫМИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

• Направления функционирования офиса:
  • Организационно-административная деятельность (коммуникационная, распорядительная, координационная), осуществляемая руководителем;
  • Аналитико-административная деятельность (подготовка принятия решений), которая осуществляется специалистами;
  • Информационно-техническая деятельность (включает документационные, учетные, счетные, вычислительные и коммуникационные операции), кото-рая выполняется техническими исполнителями, канцелярскими работниками и секретарями.
• Бережливый офис
  • Краткая история развития концепции бережливого предприятия
  • Офисные ценности, поток создания ценности в офисной работе
  • Потери. Как повысить производительность труда и оптимизировать офисные процессы
  • Организация рабочего пространства. Правила эргономики
  • Как создать управляемую среду офисной деятельности
  • Визуализация задач
• Обеспечение работы руководителя
  • Планирование рабочего дня руководителя
  • Деловое взаимодействие с руководителем
  • Понимание задач, стоящих перед руководителем, приоритетность выполнения поручений
  • Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения. Формы вежливого отказа
  • Специфика донесения негативной информации
  • Умение правильно строить отношения. Правила прочных и конструктивных отношений в офисе. Выполнение деликатных поручений
  • Уверенное и эффективное взаимодействие с коллегами, руководителем, деловыми партнерами, клиентами. Общение с родственниками руководителя

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

• Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
• Формы и типовые организационные структуры ДОУ
• Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
• Признаки и структура документа.
• Классификация документов.
• Документная лингвистика.
• Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
• Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
• Право подписи и доверенности.
• Практикум: Создание бланка документа (проекта документа).
• Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
  • Организационно-правовые документы
  • Распорядительные документы
  • Справочно-информационные документы.
• Специальная документация
  • Кадровая документация.
  • Научно-техническая документация
  • Финансовая документация
  • Договорная документация
• Конфиденциальное делопроизводство
• Носители информации: бумажные, электронные.
• Электронная подпись.
• Информационные системы.
• Использование, хранение и уничтожение документов.
• Правовое регулирование работы с документами.

ДОКУМЕНТООБОРОТ В СТРУКТУРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

• Основные принципы организации делопроизводства и документооборота
• Внутренний документооборот организации и документооборот между организациями.
• Прием, рассмотрения и регистрации документов
  • Прием поступающих документов, организация доставки документов
  • Организация рассмотрения документов
  • Регистрация документов
• Информационно-справочная работа
• Сроки и контроль исполнения документов
• Организация отправки исходящих документов.
• Документопотоки.
• Организация оперативного хранения документов
• Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
• Требования к формированию дел в делопроизводстве
• Практикум: Составление номенклатуры дел.
• Экспертиза ценности документов
• Подготовка дел к архивному хранению
• Основные понятия об архивном хранении
• Организация работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа.
• Уничтожение документов.
• Практикум: Оформление актов о выделении дел документального фонда на уничтожение.
• Электронный документооборот. Преимущества и риски.
• Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ

• Деловое общение. Участники
  • Особенности каналов общения: личная встреча, телефонное общение, деловая переписка. Барьеры общения.
  • Подготовка делового контакта. Что полезно знать о партнере по общению.
• Профессиональные телефонные коммуникации
  • Корпоративные стандарты профессионального телефонного общения. Особенности делового телефонного разговора. Телефонный этикет. Подготовка телефонного разговора.
  • Проблемные разговоры по телефону. Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании. Этикет мобильной связи
  • Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата в телефонном общении.
  • Приемы эффективной подачи информации. Алгоритм предоставления информации о товарах и/или услугах компании. Техники аргументации. Приемы корректного завершения беседы.
• Деловые письма. Письменные коммуникации
  • Деловая переписка как способ корпоративной коммуникации. Стиль и структура делового письма. Виды деловых писем.
  • Кодекс деловой переписки. Шаблоны и стандарты оформления. Особенности языка деловой корпоративной переписки. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции. Внутрикорпоративная переписка
  • Психологические приемы воздействия в деловой переписке. Психология восприятия письменного обращения, как произвести нужное впечатление, привлечь и удержать внимание адресата
  • Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами. Стандарты и клише международной корреспонденции. Бизнес-этикет письменных коммуникаций.

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ И ВРЕМЕНЕМ

• Управление информацией: чтение, память, внимание
• Информационный стресс: как успевать читать все необходимое
• Практикум: Скорость обработки информации
• Как увеличить скорость чтения: 7 правил быстрого чтения
• Практикум: Чтение зигзагом или по диагонали?
• Как бороться с регрессией при чтении: 10 способов удержания в памяти прочитанного
• Практикум: Особенности моей памяти
• Запоминание текстов, телефонов, пин-кодов, иностранных слов, лиц, имен на основе методов: Ассоциаций, Мозговых карт, Римской комнаты
• Способы увеличения концентрации внимания: как не отвлекаться на посторонние мысли и дела?
• Управление временем
• Как управлять своим временем, делегировать полномочия, выделять главное
• Внешние и внутренние причины дефицита времени
• Как эффективно распределять время на общение с коллегами, друзьями, семьей
• Тестирование по немецкой методике Гора
• Приемы минимизации потери времени. Борьба с пожирателями времени (хронофагами)
• Опоздания и как с ними бороться: 6 типовых моделей
• Управление конфликтом. Практические приемы и техники
• Конфликт внутри нас. Практические приемы разрешения конфликтных ситуаций
• Профилактика конфликтов в коллективе
• Практикум: Как вернуть душевное равновесие после конфликта

Тренер: Иванова Лариса Анатольевна, Игнатьева Елена Сергеевна, Кузютина Ирина Вадимовна, Солнцева Ольга Николаевна, Тараканова Ирина Викторовна

Продолжительность: 5 дней | 40 часов

Даты проведения:

• 22.10.2018, ул. Сельскохозяйственная, д. 17, к. 5.
• 19.11.2018, Биржевой переулок 2, литера А