Семинар «Секретарь. Профессиональные навыки»

Офис-менеджмент / АХО, открытая

О программе:

ДЕЛОВЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ

• Диагностика основ личной эффективности
  • Диагностика самореализации личности
  • Диагностика Вас как сотрудника с точки зрения вклада в эффективность организации
• Диагностика своих целей
  • Проверка своих целей на соответствие критериям SMART
  • Проверка своих целей по качествам мотивирующей цели
• Диагностика своих ценностей
  • Прояснение личных ценностей и обретение гармонии
  • Выстраивание эффективной иерархии личных ценностей
  • Проверка поставленных целей через иерархию ценностей
• Диагностика своих коммуникаций
  • Особенности своих межличностных коммуникаций и фильтров восприятия
  • Диагностика своего психотипа и своего окружения
• Диагностика управления своим временем
  • Определение своих личностных особенностей восприятия времени
  • Оценка своей продуктивности
  • Оценка своей производительности
• Диагностика своей мотивацией
  • Оценка своих индивидуальных мотиваторов
  • Оценка уровня своей мотивации
  • Оценка своих ограничений
  • Создание системы поддерживающих убеждений
• Диагностика управления своими эмоциями и своим EQ
  • Оценка эмоционального интеллекта и его влияния на личную эффективность
  • Оценка умения точно определять свои эмоции
  • Оценка своего самоконтроля и управления своими эмоциональными состояниями
  • Оценка управления эмоциями других людей

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

• Планирование рабочего дня руководителя
• Деловое взаимодействие с руководителем
• Понимание задач, стоящих перед руководителем, приоритетность выполнения поручений
• Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения. Формы вежливого отказа
• Специфика донесения негативной информации
• Умение правильно строить отношения. Правила прочных и конструктивных отношений в офисе. Выполнение деликатных поручений
• Уверенное и эффективное взаимодействие с коллегами, руководителем, деловыми партнерами, клиентами. Общение с родственниками руководителя

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДЕЛОПРОИВЗОДСТВО И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

• Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
• Формы и типовые организационные структуры ДОУ
• Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
• Признаки и структура документа.
• Классификация документов.
• Документная лингвистика.
• Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
• Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
• Право подписи и доверенности.
• Практикум: Создание бланка документа (проекта документа).
• Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
  • Организационно-правовые документы
  • Распорядительные документы
  • Справочно-информационные документы.
• Специальная документация
  • Кадровая документация.
  • Научно-техническая документация
  • Финансовая документация
  • Договорная документация
• Конфиденциальное делопроизводство
• Носители информации: бумажные, электронные.
• Электронная подпись.
• Информационные системы.
• Использование, хранение и уничтожение документов.
• Правовое регулирование работы с документами.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ИМИДЖ И ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ

• Деловой этикет и имидж компании: значение для профессиональной деятельности. Золотое правило делового этикета
• Формы делового общения: рабочие и деловые встречи (кабинетные совещания, селекторные совещания, переговоры, конференции). Приветствия и представления. Обращение Вы - ты. Правила рукопожатия, вручения визитных карточек
• Деловая встреча. Как правильно подготовиться. Субординация, регламент делового общения. Межличностное пространство.
• Как принято вести себя в своём кабинете, принимая гостей, клиентов, партнёров. Использование аудио-, видео- и фотоаппаратуры при проведении деловых встреч
• Официальные приемы: деловой завтрак, коктейль, фуршет, тожественный обед. Приглашение и ответ на приглашение. Время присутствия на приемах
• Деловое партнерство. Что и в каких случаях стоит дарить. Выбор и стоимость делового подарка, букета. Запрещенные подарки
• Внешний имидж делового человека. Деловой стиль в одежде. Верхняя одежда. Аксессуары и украшения в деловом стиле.
• Прическа, парфюмерия. Dress - код. Недопустимые вещи во внешнем имидже делового человека

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ПИСЬМЕННЫЕ И ТЕЛЕФОННЫЕ КОММУНИКАЦИИ

• Деловое общение. Участники
  • Особенности каналов общения: личная встреча, телефонное общение, деловая переписка. Барьеры общения.
  • Подготовка делового контакта. Что полезно знать о партнере по общению.
• Профессиональные телефонные коммуникации
  • Корпоративные стандарты профессионального телефонного общения. Особенности делового телефонного разговора. Телефонный этикет. Подготовка телефонного разговора.
  • Проблемные разговоры по телефону. Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании. Этикет мобильной связи
  • Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата в телефонном общении.
  • Приемы эффективной подачи информации. Алгоритм предоставления информации о товарах и/или услугах компании. Техники аргументации. Приемы корректного завершения беседы.
• Деловые письма. Письменные коммуникации
  • Деловая переписка как способ корпоративной коммуникации. Стиль и структура делового письма. Виды деловых писем.
  • Кодекс деловой переписки. Шаблоны и стандарты оформления. Особенности языка деловой корпоративной переписки. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции. Внутрикорпоративная переписка
  • Психологические приемы воздействия в деловой переписке. Психология восприятия письменного обращения, как произвести нужное впечатление, привлечь и удержать внимание адресата
  • Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами. Стандарты и клише международной корреспонденции. Бизнес-этикет письменных коммуникаций.

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ И ВРЕМЕНЕМ

• Управление информацией: чтение, память, внимание
• Информационный стресс: как успевать читать все необходимое
• Практикум: Скорость обработки информации
• Как увеличить скорость чтения: 7 правил быстрого чтения
• Практикум: Чтение зигзагом или по диагонали?
• Как бороться с регрессией при чтении: 10 способов удержания в памяти прочитанного
• Практикум: Особенности моей памяти
• Запоминание текстов, телефонов, пин-кодов, иностранных слов, лиц, имен на основе методов: Ассоциаций, Мозговых карт, Римской комнаты
• Способы увеличения концентрации внимания: как не отвлекаться на посторонние мысли и дела?
• Управление временем
• Как управлять своим временем, делегировать полномочия, выделять главное
• Внешние и внутренние причины дефицита времени
• Как эффективно распределять время на общение с коллегами, друзьями, семьей
• Тестирование по немецкой методике Гора
• Приемы минимизации потери времени. Борьба с пожирателями времени (хронофагами)
• Опоздания и как с ними бороться: 6 типовых моделей
• Управление конфликтом. Практические приемы и техники
• Конфликт внутри нас. Практические приемы разрешения конфликтных ситуаций
• Профилактика конфликтов в коллективе
• Практикум: Как вернуть душевное равновесие после конфликта

Тренер: Кузнецова Лидия Михайловна, Кузютина Ирина Вадимовна, Набат Элеонора Николаевна, Кондратьева Гузель Булатовна, Щипцова Ольга Викторовна, Гамазин Олег Евгеньевич

Продолжительность: 5 дней | 40 часов

Даты проведения:

• 02.07.2018, ул. Сельскохозяйственная, д. 17, к. 5.
• 16.07.2018, Биржевой переулок 2, литера А
• 13.08.2018, ул. Сельскохозяйственная, д. 17, к. 5.
• 27.08.2018, Биржевой переулок 2, литера А
• 17.09.2018, ул. Сельскохозяйственная, д. 17, к. 5.
• 22.10.2018, ул. Сельскохозяйственная, д. 17, к. 5.
• 19.11.2018, Биржевой переулок 2, литера А