СеминарСеминар: Секретарь-администратор. Профессиональный ресепшн - лицо компании

Офис-менеджмент / Секретариат, открытая

О программе

Целевая аудитория:

Целевая аудитория тренинга для секретарей на ресепшен:

• Секретари-помощники руководителей
• Секретари-администраторы
• Секретари на ресепшн
• Офис-менеджеры
• Секретари подразделений
• Ассистенты отделов
• Все заинтересованные специалисты

Программа тренинга составлена в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденным Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276 н.

Специфика работы секретаря на ресепшн

• Секретарь на Ресепшн и его роль в работе организации
• Специфика работы секретаря на ресепшн
• Функции и должностная инструкция
• Личные и профессиональные качества
• Основные качества  успешного секретаря  
• Организация зоны ресепшн и рабочего места секретаря
• Правила поддержания порядка на рабочем столе секретаря

Профессиональный и личный имидж секретаря на ресепшн

• Корпоративный имидж и деловая одежда
• Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия
• Управление своим имиджем.
• Одежда и аксессуары деловой женщины. Dress-code

Бизнес - этикет. Представительская функция секретаря

• Представительская функция секретаря
• Культура поведения и служебный этикет
• Современные принципы и функции бизнес -этикета
• Влияние бизнес - этикета на корпоративный имидж компании
• Основы профессиональной этики и делового этикета
• Особенности должностной позиции секретаря в коллективе
• Бизнес - субординация: клиенты, руководство, коллеги
• Взаимоотношения «руководитель-секретарь», «секретарь -сослуживцы», «секретарь- посетители»
• Корпоративные формулы приветствия и представления в зависимости от выполняемых обязанностей
• Бизнес - знакомство. Установление первого делового контакта с клиентом, посетителем, начальником
• Искусство управления первым впечатлением
• Культура поведения в конфликтных ситуациях
• Способы разрешения конфликтных ситуаций

 Прием посетителей

•     Взаимодействие сторон (согласование процесса приема посетителей)
•     Стандарты поведения и общения с посетителями
•     Создание комфортных условий ожидания
•     Звонки и посетители одновременно. Расстановка приоритетов
•     Правила сопровождения в офисе
•     Проводы посетителя
•     Различные сложные ситуации и их решения

Навыки эффективного обслуживания клиентов

•     Этапы процесса обслуживания клиентов
•     Навыки и техники эффективного делового общения
•     Навыки общения с различными типами клиентов
•     Навыки общения в конфликтных ситуациях

Офисное гостеприимство. Правила и стандарты

• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
• Подготовка к встрече деловых партнеров
• Чай-кофе для посетителей. Когда предлагать чай-кофе?
• Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола
• Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Деловое общение

• Коммуникации в деловом общении
• Взаимодействие с клиентами, партнерами
• Типы клиентов и виды обращения к ним
• Правила настроя на собеседника.   
• Голос секретаря и характер его воздействия на собеседников
• Как влиять на собеседника?
• Работа с голосом (тембр, темп, интонации и т.д.)
• Вербальные характеристики речи (лексика, построение фраз и т.д.)
• Как профессионально слушать?
• Методы активного слушания
• Как управлять процессом общения с помощью вопросов?
• Невербальные коммуникации. Язык тела. Лицо. Мимика. Жесты. Позы
• Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем и коллегами: Служебная вертикаль – отношения в системе «Руководитель-подчиненный»
• Служебная горизонталь – отношения в системе «коллега-коллега»
• Манипуляции в общении. Как избежать манипуляции
• Правила вежливого отказа. Как сказать «нет».
• Алгоритм поведения в конфликтной ситуации

Телефонный бизнес-этикет

• Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации)
• Звонки входящие и исходящие. Сохранение и передача информации. Информирование по телефону
• Регистрация поступающих звонков
• Перенаправление телефонных звонков руководству.
• Алгоритм ведения телефонной беседы.
• Скрипты и речевые модули в телефонном общении
• Установление контакта с собеседником
• Управление деловой беседой в процессе телефонных переговоров
• Техники вопросов и активного слушания
• Как сгладить конфликтные и сложные ситуации в телефонном общении? 

Тренер: Тетерина Татьяна Николаевна

Продолжительность: 2 дней | 2 часов

Даты проведения: (не указано)

Стоимость: 15950 руб. (с человека)