Семинар «Семинар: Секретарь руководителя»

Офис-менеджмент / Секретариат, открытая

О программе:

Целевая аудитория:

Целевая аудитория курса "Секретарь - руководителя":

• Секретари-помощники руководителей
• Секретари-референты
• Секретари-администраторы
• Секретари на ресепшн
• Офис-менеджеры
• Секретари подразделений
• Ассистенты отделов
• Все заинтересованные специалисты

Программа семинара составлена в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденным Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276 н.

Бизнес - этикет. Представительская функция секретаря

• Представительская функция секретаря
• Культура поведения и служебный этикет
• Современные принципы и функции бизнес -этикета
• Влияние бизнес - этикета на корпоративный имидж компании
• Основы профессиональной этики и делового этикета
• Особенности должностной позиции секретаря в коллективе
• Бизнес - субординация: клиенты, руководство, коллеги
• Взаимоотношения «руководитель-секретарь», «секретарь -сослуживцы», «Секретарь- посетители»
• Корпоративные формулы приветствия и представления в зависимости от выполняемых обязанностей
• Бизнес - знакомство. Установление первого делового контакта с клиентом, посетителем, начальником
• Искусство управления первым впечатлением
• Культура поведения в конфликтных ситуациях
• Способы разрешения конфликтных ситуаций

Имидж. Создание привлекательного образа

• Корпоративный имидж и деловая одежда
• Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия
• Управление своим имиджем.
• Одежда и аксессуары деловой женщины. Dress-code

Организация офиса и рабочего места секретаря

• Бережливый офис
• Правила поддержания порядка на рабочем столе секретаря
• Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда

Взаимодействие секретаря с руководителем

• Формы взаимодействия личного ассистента с руководителем
• Стили управления руководителя и поведение секретаря, наиболее соответствующее каждому стилю
• Как грамотно принимать распоряжения руководителя
• Выполнение поручений руководителя и контроль за исполнением
• Как давать обратную связь руководителю?
• Как определить причину недовольства руководителя и предотвратить конфликт?

Деловое общение

• Коммуникации в деловом общении
• Взаимодействие с клиентами, партнерами
• Типы клиентов и виды обращения к ним
• Правила настроя на собеседника.   
• Голос секретаря и характер его воздействия на собеседников
• Как влиять на собеседника?
• Работа с голосом (тембр, темп, интонации и т.д.)
• Вербальные характеристики речи (лексика, построение фраз и т.д.)
• Как профессионально слушать?
• Методы активного слушания
• Как управлять процессом общения с помощью вопросов?
• Невербальные коммуникации. Язык тела. Лицо. Мимика. Жесты. Позы
• Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем и коллегами: Служебная вертикаль – отношения в системе «Руководитель-подчиненный»
• Служебная горизонталь – отношения в системе «коллега-коллега»
• Манипуляции в общении. Как избежать манипуляции
• Правила вежливого отказа. Как сказать «нет».
• Алгоритм поведения в конфликтной ситуации

Телефонный бизнес-этикет

• Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации)
• Звонки входящие и исходящие. Сохранение и передача информации. Информирование по телефону
• Регистрация поступающих звонков
• Перенаправление телефонных звонков руководству.
• Алгоритм ведения телефонной беседы.
• Скрипты и речевые модули в телефонном общении
• Установление контакта с собеседником
• Управление деловой беседой в процессе телефонных переговоров
• Техники вопросов и активного слушания
• Как сгладить конфликтные и сложные ситуации в телефонном общении?

Офисное гостеприимство. Правила и стандарты.

• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
• Подготовка к встрече деловых партнеров
• Чай-кофе для посетителей. Когда предлагать чай-кофе?
• Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола
• Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Организация совещаний и других конферентных мероприятий

• Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч
• Как составлять повестку дня?
• Составление программы конферентного мероприятия. Как быстро составить программу мероприятия?

Протокол. Правила составления и оформления протокола совещаний/собраний

• Алгоритм составления и оформления протокола 
• Правила составления текста протокола, применение официально-делового стиля в тексте
• Перевод прямой речи в косвенную речь, типичные ошибки
• Обобщение результатов, правильное формулирование выводов по вопросам повестки дня
• Примеры оформления протоколов

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

• Контроль и его виды
• Как добиться того, чтобы поручения исполнялись? Принципы эффективной системы исполнения и контроля поручений
• Эффективная коммуникация как неотъемлемая часть системы контроля исполнения поручений
• Формирование аналитической отчетности об исполнении поручений. Как понять, есть ли проблемы в исполнительской дисциплине?

Основы управления временем и тайм-менеджмент

• Тайм менеджмент его основные методы и принципы.
• Как правильно расставлять приоритеты и определять очередность выполнения поручений? Как научиться выделять важное и срочное?
• Планирование рабочего времени руководителя
• Современные компьютерные и мобильные программы-планировщики. Их возможности и функционал
• Инструменты планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Word, Excel, Google Календарь, Microsoft Outlook
• Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте
• Современные компьютерные и мобильные программы-планировщики. Их возможности и функционал

Организационно-информационное сопровождение руководителя

• Функционал Календаря Google для ведения графика руководителя
• Microsoft Outlook для ведения расписания руководителя
• Организация командировок руководителя
• С чего начать подготовку к командировке руководителя?
• Бронирование гостиниц. Заказ трансфера. Покупка авиабилетов
• Ведение базы контактов руководителя
• Систематизация контактов руководителя. Критерии систематизации.
• Обновление базы контактов руководителя. Когда следует делать upgrade базы данных?

Современные офисные и мобильные программы для повышения эффективности работы секретаря

• Хранение данных в “облаке”: функционал облачных сервисов и преимущества
• Онлайн фоторедакторы для секретаря
• Инфографика как современный способ представления данных.
•  Как легко сделать красивую и качественную инфографику?
• Сервисы по созданию инфографик
• Microsoft Word на 100%: полезные и новые функции в привычном текстовом редакторе
• Резервное копирование данных как необходимость. Что нужно знать о резервном копировании секретарю?

Тренер: Тетерина Татьяна Николаевна, Пшенко Александр Владимирович, Cосновая Анна Владимировна

Продолжительность: 3 дней | 3 часов

Даты проведения:

• 29.05.2019, г. Москва, ул. Воронцовская, д. 35Б корпус 1
• 26.06.2019, г. Москва, ул. Воронцовская, д. 35Б корпус 1
• 25.09.2019, г. Москва, ул. Воронцовская, д. 35Б корпус 1
• 30.10.2019, г. Москва, ул. Воронцовская, д. 35Б корпус 1
• 25.12.2019, г. Москва, ул. Воронцовская, д. 35Б корпус 1