Целевая аудитория:
руководители секретариатов бизнес - секретари персональные ассистенты бизнес - помощники исполнительные помощники помощники руководителей офис - менеджеры секретари подразделений, ассистенты отделов Курс составлен в соответствии с профессиональным стандартом "Специалист по документационному и организационному обеспечению управления".
Курс сочетает в себе различные формы обучения - мини-лекции, ролевые игры, кейсы, анализ видеосъемки реальных ситуаций из жизни секретаря, упражнения, групповую работу. Это позволяет усвоить большой объем материала.
День 1. Документирование деятельности руководителя
Оформление и составление управленческих документов
Нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами Оформление управленческих документов по новому ГОСТ Р 7.0.97–2016 Унифицированная система организационно-распорядительной документации Регламентация правил оформления документов в организации Требования к бланкам документов Реквизиты документов и их оформление. Реквизиты, придающие юридическую силу документам Правила составления текстов управленческих документов Составление отдельных групп управленческих документов (приказы, распоряжения) День 2. Организация работы с документами
Документооборот в организации
Порядок обработки документов Принципы и правила организации документооборота Регламентация документооборота в организации Порядок движения документов в организации Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов Организация работы по регистрации, контролю, учету, хранению документов Регистрация документов и создание информационно-поисковой системы Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота Контроль исполнения документов. Сроки исполнения День 3. Бизнес - этикет. Деловое общение
Имидж. Бизнес - этикет
Корпоративный имидж и деловая одежда Одежда и аксессуары деловой женщины. Dress-code Представительская функция секретаря Культура поведения и служебный этикет Современные принципы и функции бизнес-этикета Особенности должностной позиции секретаря в коллективе Деловое общение
Коммуникации в деловом общении Взаимодействие с клиентами, партнерами Методы активного слушания Как управлять процессом общения с помощью вопросов? Невербальные коммуникации. Служебная вертикаль – отношения в системе «Руководитель-подчиненный» Служебная горизонталь – отношения в системе «коллега-коллега» Манипуляции в общении. Как избежать манипуляции? Алгоритм поведения в конфликтной ситуации Взаимодействие секретаря с руководителем
Формы взаимодействия секретаря с руководителем Как грамотно принимать распоряжения руководителя Как давать обратную связь руководителю? Как определить причину недовольства руководителя и предотвратить конфликт? День 4. Телефонный этикет и офисное гостеприимство
Телефонное общение
Этикет ведения делового телефонного разговора Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации) Звонки входящие и исходящие Сохранение и передача информации. Информирование по телефону Регистрация и перенаправление поступающих звонков Алгоритм ведения телефонной беседы Скрипты и речевые модули в телефонном общении Установление контакта и управление деловой беседой телефоном разговоре Техники вопросов и активного слушания Как сгладить конфликтные и сложные ситуации в телефонном общении? Офисное гостеприимство. Правила и стандарты
Подготовка к встрече деловых партнеров Чай-кофе для посетителей Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола День 5. Профессия ассистент. Основные ассистентские функции
Административное и организационное сопровождение руководителя
Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя Кто он, идеальный помощник и правая рука руководителя? Какие качества особенно ценят руководители любых уровней Ведение базы контактов руководителя Travel-поддержка.Этапы организации деловых поездок и командировок руководителя Бережливый офис. Организация работы приемной и рабочего места по системе 5S Организация совещаний и других конферентных мероприятий
Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч. Как учесть все нюансы? Как составлять повестку дня и программу мероприятия? Основы гостеприимства на переговорах и совещаниях. Организация кофе-пауз Алгоритм составления и оформления протокола Тайм-менеджмент в работе секретаря/ассистента
Принципы и правила эффективного управления временем в работе секретаря Расстановка задач по приоритетам. Как правильно определять очередность выполнения поручений? Оптимальная организация рабочего дня руководителя Составление и планирование графика руководителя Компьютерные и мобильные программы-планировщики Инструменты планирования рабочего времени руководителя. GoogleКалендарь, MicrosoftOutlook Работа с модулем "Задачи" в Outlook Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте Мобильные программы и сервисы для повышения эффективности работы
Полезные программы и мобильные приложения для работы секретаря Работа в облаке. Фото-редакторы Инфографика как современный способ представления данных. Сервисы для создания инфографики Правила деловой электронной переписки
Стиль и структура делового письма: Основные ошибки, которых надо избегать Приветствие и заключительные формулы вежливости в деловом письме: Речевые формулы в деловой переписке
