Семинар «Эффективный помощник руководителя: уроки мастерства»
Офис-менеджмент /
Секретариат, открытая
О программе:
Целевая аудитория: Секретарей, офис-менеджеров, помощников руководителей, администраторов офисов, сотрудников канцелярии. В результате обучения участники курса: - приобретут системные знания по организации документооборота и коммуникаций в компании,
- освоят особенности делового этикета и психологические основы работы с руководителем и сотрудниками,
- получат практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий,
- получат практические навыки по ведению делопроизводства в компаниях любого типа,
- познакомятся с методиками построения эффективной системы планирования рабочего дня руководителя,
- научатся применять изученные методики секретарского обслуживания на практике,
- повысят свой профессиональный уровень подготовки.
Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя. - Нормативно-методические основы его деятельности
- Локальные нормативные акты. Должностная инструкция
- Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя
- Самопрезентация, формирование позитивного первого впечатления
- Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики
- Безопасность работы с техническими средствами. Нормативы по охране труда
Особенности должностной позиции помощника руководителя. - Роль помощника руководителя в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры
- Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе
- Функциональные направления в его работе
- Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы. Лояльность, умение защищать интересы фирмы и руководителя, строгое соблюдение конфиденциальности
- Информационная поддержка деятельности руководителя. Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя
- Управление временем. Шесть типов организации времени. Определение приоритетов. Правила начала, основной части и завершения рабочего дня. Оперативное и долгосрочное планирование
Бездокументное обслуживание управления. - Подготовка, обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов
- Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам
- Работа с жалобами и обращениям
- Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя
- Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок
- Особенности работы с конфиденциальной информацией
Основы деловой коммуникации. - Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи
- Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации. Методы воздействия на партнера. Способы убеждения
- Коммуникационные барьеры и пути их минимизации. Деловая беседа, правила ее подготовки и проведения. Классификация вопросов как регламентаторов беседы
- Закон гармонизирующего диалога. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие
Ассистентские функции помощника руководителя. - Организация сервисного обслуживания руководителя
- Распределение и оптимизация информационных потоков. Мониторинг информации, составление аналитических справок; ведение информационной базы в сфере интересов своего руководства; способы предоставления информации
- Подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя
- Планирование и оформление представительских расходов
Особенности работы с конфиденциальной информацией. - Критерии ценности информации
- Регламентация состава конфиденциальных сведений
- Защита информации при проведении переговоров, совещаний и работе с посетителями
Действия в конфликтных ситуациях. - Формула конфликта. Закон эскалации конфликта. Типы конфликтогенов
- Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие
- Стратегии поведения в конфликте
- Стрессоустойчивость. Приемы освобождения от раздражения и гнева
- Правила бесконфликтного общения
- Этапы разрешения конфликтной ситуации. Профилактика конфликта
Организация снабжения офиса. - Предметы первой необходимости
- Офисное оборудование и расходные материалы
- Конъюнктура рынка. Выбор поставщиков и сервисных компаний
- Сбор и обобщение заявок
- Организация курьерской доставки
Организация командировок. - Заказ билетов и гостиниц
- Оформление виз
- Прием командированных
- Оформление приглашений иностранным гражданам
Документирование управленческих решений (делопроизводство). - Классификация документов и их функции. Документ как источник информации
- Требования к управленческой информации
- Правила составления и оформления документов
- Нормативные акты, регламентирующие работу с документами
- Обеспечение юридической силы и легитимизация документов
- Требования к оформлению документов
- Виды бланков, их назначение, шаблоны
- Обязательные и дополнительные реквизиты
- Формуляры основных документов
Система организационно-распорядительной документации (ОРД). - Основные организационные документы: положения, устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции
- Информационно-справочные документы: докладные, служебные, объяснительные записки, справки, акты, протоколы, коммерческие письма, служебные письма (просьбы, напоминания, гарантийные, сопроводительные, ответные, коммерческие предложения, рекламации и т.д.)
- Распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения
- Этапы создания документа. Подготовка проекта документа, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация
Требования к тексту документов. Официально-деловой стиль и его особенности. - Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон
- Использование устойчивых языковых конструкций - клише
- Употребление терминов, канцеляризмов, разговорной и экспрессивной лексики
- Типичные стилистические и смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов
- Правила внешнего оформления делового письма: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы и др.
Деловая переписка. - Общая характеристика служебной переписки, ее классификация (по адресации, адресату, тематическому, функциональному признаку, по особенностям композиции, структурным признакам)
- Внешняя переписка. Служебные письма. Обращение, заключительная формула вежливости, пояснение и постскриптум, рубрикация, цитаты, оформление формул, физических величин и т.д.
- План письма. Структура текста
- Психологические аспекты деловой переписки
- Индуктивный и дедуктивный метод построения текста. Одноаспектность. Правила аргументации
- Редактирование текста
- Этикет деловой переписки. Особенности переписки по электронной почте. Нетикет
- Внутренняя переписка: докладные и объяснительные записки
Организация работы с документами. - Типовые технологии обработки документов
- Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации
- Организация ознакомления исполнителей с документами
- Технология подготовки инициативных и ответных документов
- Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы
- Систематизация документов. Общие принципы формирования дел. Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, порядок разработки, структура
- Определение сроков хранения документов. Оперативное хранение
- Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел
Документы ограниченного доступа (конфиденциальные документы). - Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальные сведения
- Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией
Практика оформления деловых документов. - Работа над ошибками оформления служебных документов
- Анализ ошибок в составлении текстов
- Редактирование текста служебной записки, письма
- Разбор вариантов, предлагаемых участниками
- Упражнения по стилистике
Психологическая культура делового общения. - Основные принципы построения успешного межличностного общения
- Этикет невербального общения
- Барьеры общения
- Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин
- Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере
Технология делового имиджа. - Основные стили мужской и женской одежды
- Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Их особенности применения в деловой сфере
- Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины и мужчины
- Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары
- Одежда руководителя для проведения переговоров, официальных и неофициальных мероприятий
Общепринятые нормы культуры в деловом мире. - Особенности делового общения
- Деловой этикет, его основные принципы
- Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность
- Культура речи
- Основные этикетные требования к культуре речи. Искусство комплимента
- Речевые стандарты проведения деловой беседы
- Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение
- Визитная карточка, ее основные функции. Требования к оформлению
- Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки
Этика телефонного общения. - Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
- Особенности делового телефонного разговора
- Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса
- Подготовка телефонного разговора, композиция
- Метод «телефонной улыбки»
- Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы
- Привычные выражения
- Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки
- Умение слушать - важная часть телефонного общения
- Звонки входящие и исходящие
- Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону
- Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании
- Этикет мобильной связи
Прием посетителей. Основные правила гостеприимства. - Правила хорошего тона при приеме посетителей (партнеров, клиентов)
- Уважение к клиенту - как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам
- Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя). Соблюдение конфиденциальности
- Выявление основных потребностей и намерений посетителя
- Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP – клиента (партнера)
- Основы офисного гостеприимства
Организация и проведение протокольных мероприятий. - Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, конферентных мероприятий
- Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале
- Правила рассадки в автомобиле
- Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров
- Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для переговоров и совещаний
- Особенности общения с иностранными партнерами
Тренер: РОГОВА Алевтина Владимировна, ЧУЖИНОВА Любовь Александровна
Продолжительность: 4 дней | 32 часов
Даты проведения:
(не указано)
Стоимость:
30900 руб.
(с человека)
|

ФИНКОНТ
Город: Москва
Тел.: +7 (812) 438 0033, +7 (495) 978 5522, 8 (800) 234 5522
Веб-сайт: http://fcaudit.ru
написать письмо
|