Компания начинается с секретаря, поэтому навыкам этого сотрудника всегда уделялось должное внимание. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о Компании в целом. Плохо подготовленные секретари вызывают разочарование, портят настроение и меняют мнение об организации не в лучшую сторону. Наша программа поможет секретарям и помощникам руководителей повысить профессиональную эффективность
Эта программа является частью Интенсив-курса секретаря/ помощника руководителя
Цель тренинга:
Отработать навыки, необходимые для успешной работы секретаря
Методы проведения:
Мини-лекции, групповые дискуссии, деловые игры, практикумы, анализ случаев из практики участников, обратная связь
Программа:
Взаимодействие секретаря и руководителя
Психологическая совместимость секретаря и руководителя Субординация Составление расписания руководителя. Организация рабочего графика, планирование Распределение информации Контроль исполнений поручений руководителя Создание базы контактов руководителя Обеспечение командировок Сопровождение руководителя на приемах, деловых обедах и пр. Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя Прием посетителей
Правила приветствия. Представление при знакомстве Обращение. Роль первой фразы Встреча посетителя, представление его сотрудникам и руководству Регулирование потоков посетителей Проблемные посетители. Если посетитель вынужден ждать Встреча VIP клиента. Соблюдение конфиденциальности Особенности общение с иностранными клиентами и партнерами Завершение беседы. Прощание: как избегать промахов и соблюсти нормы этикета Практикум: Деловая игра «Сервисное обслуживание посетителя в офисе»
Деловые и специальные мероприятия, приемы
Подготовка информационно-справочных документов мероприятия Документирование деловых мероприятий Оформление места для совещаний, переговоров. Правила рассадки за столом Процедура официального знакомства Подготовка приемов: бизнес-ланча, фуршета Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, встреча гостей Организация культурной программы, выбор подарков Практикум: Деловая игра «Подготовка приема»
Деловой телефонный разговор
Прием и распределение телефонных звонков; фиксация и передача сообщений Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления Эмоции в общении, «телефонная улыбка», умение слушать Техники телефонных переговоров с контрагентами и партнерами Проблемные разговоры по телефону Практикум: Отработка интонации и выразительности голоса, скорости и ритма общения по телефону. Деловая игра «Проблемный звонок»
