Рано или поздно, многие руководители задумываются о том, как организовать систему управления проектами в своей компании. При этом создание проектного офиса является одной из важнейших задач.

Необходимость проектных офисов в компании возникает, когда традиционные механизмы управления и функциональные структуры не обеспечивают эффективную реализацию проектов. Исчезает прозрачность. Информация о разных частях одного проекта (ПИР, МТО, СМР и пр.) находится в головах не у одного Руководителя проекта, а у соответствующих функциональных руководителей, и изымать ее оттуда становится все труднее.

Независимо от того, внедряете ли Вы в настоящее время у себя в компании систему управления проектами, или только собираетесь познакомиться с проектным подходом к управлению, - у Вас, наверное, возникают вопросы: кто и как будет управлять всем этим проектным «зоопарком»?

Нужны люди, процедуры и механизмы, специальные методы и инструменты.

При создании нового элемента организационной структуры под названием «проектный офис» рачительный руководитель предприятия задается вопросом:

• что предприятие получит с точки зрения выгод для бизнеса?
• а насколько это оправданно?

Цель игры: научить участников выстраивать и оптимизировать работу проектного офиса компании.

Участники игры получат навыки:

• определения участников проектных офисов, их роли, ответственности и полномочий;
• работы с календарно-сетевым графиком и информационной системой на базе ПО Primavera, как основным инструментом планирования и прогнозирования хода проекта;
• взаимодействия внутри проектного офиса и с внешними к команде участниками проектов;
• принятия управленческих решений, причем в игре участники имеют возможность сразу проанализировать их последствия и имеют право на ошибку.

Краткое описание:
Игра проходит в специально оборудованном учебном классе.
Играют 3 команды, каждый за своим столом. У каждой команды есть доступ к ИСУП на базе Oracle Primavera, являющейся инструментом анализа принятых решений.
В команде не более 5 участников и 1 консультант, который помогает заносить в ИСУП принимаемые командой решения.
Т.е. от каждого участника требуется «голова», «руками» является консультант, который поможет разобраться в ситуации, даст комментарии по поводу происходящего в игре, пояснит задания и пр.

Содержание

В деловой игре «Проектные офисы - основы драйва проекта!» у Вас появляется возможность примерить на себя роли сотрудников Проектного офиса и оценить вклад каждой роли в общее дело: реализацию вверенного Проектному офису проекта в заданные сроки и с заданным бюджетом.

В процессе игры моделируются ситуации, возникающие при управлении реальными проектами: на проекты действует внешняя среда и внутренние факторы, которые заставляют проект отклоняться от первоначального курса. Проектным офисам придется реагировать на текущую ситуацию и принимать необходимые решения - т.е. управлять проектом.

Ключевые управленческие инструменты, навыки работы с которыми получают участники Деловой игры:

• График проекта и его сокращенная версия в виде еженедельного отчета с основными контрольными точками. В игре будет продемонстрировано, как график проекта из формальной бумаги становится живым инструментом управления и реальным помощником Проектному офису в контроле над ситуацией по проекту;
• Портал - виртуальное пространство проекта. Хотя график - это основной инструмент управления проектом, но он содержит только 20% от общей информации по проекту. 80% дел и взаимодействий остаются не охваченными (договорные документы и их согласование, отчеты по проекту, протоколирование принятых на совещаниях решений и контроль их исполнения и пр.). Именно для этого в игре участники будут использовать Портал - информационное пространство, которое объединит все данные и взаимодействия по проекту и будет обеспечивать бесперебойный доступ к актуальной информации в едином интерфейсе сотрудникам всех уровней в соответствии с правами доступа;
• Программа управления рисками. Предотвратить всегда легче, чем исправлять - поэтому в задачи Проектных офисов в игре будет поставлена идентификация рисков, оценка влияния рисков на проект, планирование сценариев реагирования на риски, включение плана управления рисками и его выполнение на протяжении проекта. Все процедуры управления рисками будут автоматизированы с помощью специализированного программного обеспечения.