Система электронного документооборота (СЭД): в чем ее преимущества?

06.08.2022 / ITСофт

Сейчас сложно работать без надежной, современной и удобной в использовании системы электронного документооборота. К сожалению, еще не все предприятия перешли на электронные документы, многие по-прежнему копошатся в огромных кипах бумаг.

Некоторые руководители предприятий понимают необходимость внедрения СЭД, но не решаются на это из-за недовольства сотрудников, которые привыкли работать по старинке. Конечно, всегда болезненно кардинально менять систему работы, но это нужно сделать, иначе конкуренты будут находиться в более выгодном положении. Чтобы переход на электронный документооборот был менее болезненным, необходимо обратиться к специалистам, которые на профессиональном уровне занимаются внедрением СЭД на предприятиях.

Чтобы перейти на СЭД, необходимо проявить определенную жесткость в этом вопросе, нужно дать понять сотрудникам, что переход на электронный документооборот в любом случае состоится. Конечно же, для этого нужно обучать сотрудников работе с СЭД, чем тоже занимаются специалисты, у которых вы закажите внедрение этой системы. Они проведут работу по адаптации сотрудников компании к новой СЭД. При этом будет использована и практика, и теоретический материал.

Использование системы электронного документооборота позволит в значительной степени сократить издержки, даст возможность быстро и четко находить необходимые документы. Многое удастся автоматизировать, а это тоже очень важно для компании, которая хочет уменьшить расходы, одновременно с этим повышая эффективность работы. Так, например, любой сотрудник компании сможет найти нужный документ и распечатать его при необходимости, не обращаясь за этим документом к секретарю. Все это не просто удобно, но и выгодно для ведения бизнеса.

Мы знаем о человеческом факторе, который способствует появлению самых разных ошибок, некоторые из которых могут привести к очень неприятным последствиям. СЭД дает возможность исключить целый ряд ошибок, которые могут возникнуть ввиду человеческого фактора. Кроме этого, вы можете сократить количество сотрудников, занимающихся документацией. Многие процессы будут выполняться в автоматическом режиме. Это, естественно, позволит сэкономить деньги предприятия.

Чтобы система электронного документооборота была внедрена максимально успешно и быстро, вы должны создать мотивационную составляющую для сотрудников, которых будут затрагивать эти изменения. Нужно поощрять людей за прогресс в обучении и за быстрое освоение СЭД.