Главная из всех возможных ошибок event-менеджера — это думать, что его работа состоит в том, чтобы заказывать баннеры, планировать кейтеринг, заниматься декорациями и устраивать прогон перед мероприятием. 

Если буклет будет с ошибкой, его можно перепечатать. Если баннер будет кривой, его можно подрезать. Если не придет модель, вы найдете другую или предложите поработать своей симпатичной коллеге. Из-за этих деталей мероприятия редко рушатся. Из-за них они могут пройти не так хорошо, как вы хотели. 
Но есть ситуации пострашнее… Например:

Главная обязанность event-менеджера и смысл его работы в команде — это управление информацией. И только за это он должен получать 50% своего дохода. Оставшиеся 50% — это нужная и полезная суета по заказу баннеров и техники. 

Внутри рабочей группы есть несколько центров. И циркуляция информации между ними и есть задача event-менеджера или специалиста по организации мероприятий. Этими центрами могут быть: заказчик (в лице клиента или ключевого руководителя, принимающего решения), контактное лицо у заказчика, финансовый директор, креативный отдел, подрядчики, временный персонал, ваши коллеги. 

Ваша первая задача — рассказать, как, с какой регулярностью и по каким правилам вы будете с ними общаться. Точнее: по каким правилам будет циркулировать информация. 

Ваша вторая задача: поддерживать установленные правила на протяжении всего хода проекта. 
Какие инструменты для этого используются? 

Серьезные ошибки при подготовке серьезных мероприятий происходят потому, что кто-то не узнал нужную информацию вовремя. Или она дошла до него с искажениями. 

Мы не раз участвовали в организации крупных государственных мероприятий. И трудно было не заметить особый стиль работы: бесконечно длинные совещания с привлечением всех сторон, где люди уровня министра могут обсуждать и проговаривать самые мелкие детали. Знаете почему? Потому что у них нет ни малейшего права на ошибку. 

Аналогичный стиль работы мы заметили и у европейских специалистов, с которыми посчастливилось сделать несколько проектов. Маниакальная способность проговаривать все детали будущего проекта в рамах рабочих встреч поражала.  

По-другому взглянув на смысл своей профессии, увидев ее не как ряд организационных действий, а как менеджмент и как управление информацией, многое изменится и в Вашей «ежедневной практике». Иначе будут ставиться акценты. Иначе будет распределяться время.  
Вторая часть вопроса — это управление информацией на самом мероприятии. Как выстроить каналы информации, если вокруг тысяча людей, музыка и веселье? И ответ на этот вопрос – тема отдельной статьи.