Введение
Что такое управленческая отчетность? Да это просто информация, которую используют руководители, а чтоб использовать, у кого-нибудь ее спрашивают. Например, у бухгалтера. Или сами смотрят в банковских выписках и в бухгалтерской программе. А затем, бывает, переписывают в свою записную книжку и пересчитывают на калькуляторе.
Сначала такой набор информации появляется стихийно: понадобилось – спросил. Потом руководитель догадывается, что надо сделать фиксированную форму, которую спрашивать в заполненном виде с определенной периодичностью. Потом одной формы становится недостаточно, появляется несколько, и заполняют их разные люди. Потом руководитель начинает «блуждать» в тридцати разных таблицах, где одни и те же данные, например, о продажах по регионам, написаны в разном порядке и почему-то имеют разные значения, швыряет все в корзину, и зовет бухгалтера: сделай мне одну форму, но чтоб было понятно!! И … начинается сказочка сначала.
Как сделать, чтобы внутренняя отчетность была удобной, актуальной и достоверной? Только не думайте, что это легко. Это организаторская, а не экономическая, задача, и она требует системного подхода. Сделать нужно вот что:
Инструкция:
- Составить список людей, которым нужно пользоваться управленческой отчетностью.
Например: генеральный директор, коммерческий директор, менеджеры по продажам, начальник ОМТС.
- Собрать существующую управленческую отчетность в том виде, в каком она есть. Если для управленческих целей используется бухгалтерская отчетность (директор как умеет разбирается в оборотке), включить в комплект и ее.
Например: отчет о продажах по филиалам, анализ счета 10 по субконто, отчет по текущим платежам (составляет экономист в Excel), отчет по дебиторской задолженности (делает зам. главного бухгалтера) и т.д.
- Составить матрицу: пользователи отчетов / виды отчетов, на пересечении вписать, что именно каждый пользователь смотрит в отчете (буквально куда он смотрит, в какую ячейку, на какой итог – чтобы обнаружить бесполезную информацию или информацию в неудобном виде, когда пользователь отчета еще что-то пересчитывает на калькуляторе). Нужно также собрать «хотелки»: задать вопросы и записать, чего людям не хватает в существующей отчетности. Если на предприятии есть показатели, которые используются как целевые и контрольные, т.е. по которым оцениваются сотрудники и по которым собственник контролирует генерального директора, то надо обязательно включить их в таблицу в ячейки тех отчетов, из которых берутся их значения.
Например:
| Отчет о продажах по холдингу. Целевой показатель – объем продаж | Отчет о продажах по филиалам Контрольные показатели – объемы продаж филиалов | Отчет по дебиторской задолженности Контрольные показатели – суммы дебиторской задолженности филиалов | Отчет по издержкам обращения Контрольный показатель – маржа | |
|---|---|---|---|---|
| Генеральный директор | Смотрит итог по продажам. Нужно: итог по регионам | Смотрит итог по продажам каждого филиала. Нужно: итог по номенклатурным группам | Смотрит итог по просроченной задолженности | Сравнивает общую сумму расходов с маржой. Неудобно: нет маржи в этом же отчете. Не нужно: расшифровка расходов по мелочам. Нужно: отделить расходы на производство от административных. |
| Коммерческий директор | Смотрит сумму продаж по каждому региону. | Смотрит сумму продаж по каждому менеджеру. Нужно: количество новых клиентов по каждому менеджеру | Смотрит просроченную и общую задолженность по каждому менеджеру | Смотрит сумму рекламных, представительских и командировочных расходов. |
На этом этапе вы получаете картину «как есть», из нее надо вытащить все рациональное, чтобы в новой отчетности все, что ранее использовалось, было.
- Составить управленческий классификатор доходов и расходов (БДР), движения денежных средств (БДДС), бюджета инвестиций и статей для учета оборотов между статьями баланса. Образец классификатора можно взять здесь.
- Принять решение, какие еще аналитические справочники нужны для составления управленческой отчетности. Например, глядя на таблицу выше, можно сразу сказать, что понадобятся справочники подразделений (филиалов), регионов, номенклатурных групп, менеджеров по продажам, а возможно, еще статей затрат и контрагентов. Для денежных отчетов обычно нужна аналитика по местам хранения денежных средств: расчетные счета, кассы, подотчетники. Эти справочники нужно либо взять из имеющихся баз данных (например, справочник контрагентов можно взять из бухгалтерской базы данных), либо составить самим и согласовать со всеми, кто пользуется отчетностью в разрезе такого справочника.
- Сделать основные формы отчетности: БДР, БДДС, Баланс. Убедиться, что в них попала та информация, которой руководители пользовались раньше. Составить эти формы на реальных данных. Если формы делаются в Excel, то сразу в эту форму включить нужную аналитику, например, по статьей оборотов вывести регионы или номенклатурные группы, а колонки сделать по месяцам. Если формы делаются в программе «Бизнес-планирование», то достаточно заполнить справочник «Формы бюджетов» и проверить, что в отчет выводится расшифровка по всей нужной аналитике. Примеры отчетов можно посмотреть здесь.
- Сделать остальные формы отчетности на базе статей оборотов, аналитических справочников. В первую очередь сделать формы, аналогичные тем, что уже используются на предприятии. Затем посмотреть материалы похожих предприятий, посмотреть собранные «хотелки» пользователей и предложить дополнительные формы отчетности.
- Добавить в созданные отчеты формулы и вычисляемые значения.
- Сформировать (или заполнить) формы отчетности реальными данными за один и тот же месяц. Согласовать получившиеся заполненные формы с исполнителями, которые ранее составляли отчетность.
- Согласовать заполненную отчетность с пользователями по списку из п.1. Процесс может оказаться итеративным, т.е. отчетность нужно будет доделывать по замечаниям.
Вы удивитесь, как быстро люди привыкают к удобным формам, уже через неделю никто не помнит, как было раньше. Но это если они получились удобные. Если по-прежнему руководитель что-то пересчитывает в записной книжке, или звонит и спрашивает, что означает какая-то строка, или сравнивает дублирующуюся информацию из разных таблиц – работайте дальше, система отчетности пока не получилась.
На сайте www.firm-inside.ru можно скачать формы для управленческого учёта, методическую литературу, задать вопрос специалисту и пообщаться на форуме с людьми «в теме».
Дополнительно: «Прозрачность» бизнеса — миф или задача на ближайшие три месяца?