Деловая переписка по E-mail. Несколько советов

07.08.2022 / Разное
Источник: UBO.RU

Если Вы руководитель, скорее всего, Вы ведете активную деловую переписку по E-mail.   Для руководителя важно, чтобы письмо было

  • — открыто
  • — прочтено
  • — понято
  • — принято к действию

Несколько советов, которые позволят достигать   этих целей в электронной переписке с  людьми.

1. Тема 

  • Обязательно пишите тему сообщения. Шансы, что сообщение не будет прочитано, сильно повышаются, если в теме пустота.   
  • Используйте не более 5 слов в теме.
  • Создайте категории и пишите их в теме. Например ВАЖНО, ЗАДАЧА, СРОЧНО. Таким образом тема сообщения может выглядеть так: «ЗАДАЧА: Визит клиента 12  августа»  или  «ОТВЕТИТЬ СРОЧНО: Претензия»

2.Текст 

  • Помните о «факторе края». Запоминается начало и конец,  середина обычно выпадает.   
  • Начинайте с самого важного.  Если вы ставите задачу или о чем-то просите, начните с этой задачи или просьбы.  Дальше излагайте суть.
  • Формулируйте кратко.  Пишите короткими предложениями.
  • Исключите «описательный» стиль. Используйте «телеграфный».
  • Структурируйте текст – делите на части. Используйте  подзаголовки, нумерацию  или маркеры-«пульки». Частей должно быть не больше семи (слышали о «магическом числе Миллера»?).  Лучше меньше.
  • Максимум полстраницы. Постарайтесь, чтобы электронное письмо уместилось на экране ноутбука.  Многие письма, длина которых превышает размер экрана, не будут дочитаны до конца.
  • Если письмо длинное, в конце еще раз напишите, чего вы ждете от адресата.  То, что уже писали в начале.

3. Подпись

Убедитесь, что в Вашей подписи всегда есть контакты, по которым с вами можно связаться, помимо email. (Рабочий, внутренний телефон, мобильный телефон, адрес Вашего мессенджера).   Многие вопросы решаются быстрее без  электронной переписки.  Когда Ваш номер перед глазами, позвонить проще – не нужно тратить время на  его поиски.

Эти рекомендации не содержат ничего кардинально нового. Знают все.  При этом продолжает удивлять количество писем, написанных «с точностью до наоборот» по отношению к этим разумным правилам.

Владимир Беляев — директор компании B-TRAINING
Бизнес-тренер, консультант