Если Вы руководитель, скорее всего, Вы ведете активную деловую переписку по E-mail. Для руководителя важно, чтобы письмо было
- — открыто
- — прочтено
- — понято
- — принято к действию
Несколько советов, которые позволят достигать этих целей в электронной переписке с людьми.
1. Тема
- Обязательно пишите тему сообщения. Шансы, что сообщение не будет прочитано, сильно повышаются, если в теме пустота.
- Используйте не более 5 слов в теме.
- Создайте категории и пишите их в теме. Например ВАЖНО, ЗАДАЧА, СРОЧНО. Таким образом тема сообщения может выглядеть так: «ЗАДАЧА: Визит клиента 12 августа» или «ОТВЕТИТЬ СРОЧНО: Претензия»
2.Текст
- Помните о «факторе края». Запоминается начало и конец, середина обычно выпадает.
- Начинайте с самого важного. Если вы ставите задачу или о чем-то просите, начните с этой задачи или просьбы. Дальше излагайте суть.
- Формулируйте кратко. Пишите короткими предложениями.
- Исключите «описательный» стиль. Используйте «телеграфный».
- Структурируйте текст – делите на части. Используйте подзаголовки, нумерацию или маркеры-«пульки». Частей должно быть не больше семи (слышали о «магическом числе Миллера»?). Лучше меньше.
- Максимум полстраницы. Постарайтесь, чтобы электронное письмо уместилось на экране ноутбука. Многие письма, длина которых превышает размер экрана, не будут дочитаны до конца.
- Если письмо длинное, в конце еще раз напишите, чего вы ждете от адресата. То, что уже писали в начале.
3. Подпись
Убедитесь, что в Вашей подписи всегда есть контакты, по которым с вами можно связаться, помимо email. (Рабочий, внутренний телефон, мобильный телефон, адрес Вашего мессенджера). Многие вопросы решаются быстрее без электронной переписки. Когда Ваш номер перед глазами, позвонить проще – не нужно тратить время на его поиски.
Эти рекомендации не содержат ничего кардинально нового. Знают все. При этом продолжает удивлять количество писем, написанных «с точностью до наоборот» по отношению к этим разумным правилам.
Владимир Беляев — директор компании B-TRAINING
Бизнес-тренер, консультант