IT-решения кадровых вопросов

Алексей Упатов Источник: "Элитный персонал"

В последнее время компании, стремящиеся оптимизировать управленческие процессы, все чаще обращаются к поставщикам комплексных информационных решений и программного обеспечения. Нередко вопрос стоит следующим образом: что предпочесть, специализированное приложение (например, для HR-отдела) или ERP-систему? Простая дилемма – купить пакет продуктов сразу или выбирать по частям на деле оказывается весьма непростой…

О чем мечтать

ERP-система (Enterprise Resource Planning), как известно, требует огромных финансовых вложений. Но маленьким компаниям с небольшим годовым оборотом такая система, скорее всего, не нужна. Им как раз лучше будет установить в каждый функциональный отдел организации отдельное ПО. Это и намного дешевле, да и несколько отдельных решений «заточить» под конкретные нужды конкретного отдела намного проще. Но здесь может возникнуть вопрос совместимости приложений. И хотя сейчас существует множество так называемых middleware-программ, которые обеспечивают взаимодействие приложений, происходит оно довольно часто лишь на IT-уровне.
HR-менеджер, получивший в свое распоряжение хорошее ПО, особо не задумывается о том, как обеспечивается контакт с системами других отделов. Он представляет себе всю бизнес-стратегию компании и должен работать на ее осуществление. Но как обычно, реальность корректирует планы и прогнозы, поэтому HR-ам все-таки приходиться выбирать, что же все-таки для них лучше.
«На этот вопрос нет однозначно правильного ответа, — задумывается Сергей Питеркин, CPIM и исполнительный директор компании Фронтстеп СНГ, — хотя определенное руководство к действию все же есть». Сила ERP-систем — в их возможности поддерживать интегрированное управление предприятием, но именно HR-модули в этих системах, как правило, имеют слабую функциональность. «Конечно, в идеале было бы очень удобно использовать одну супер-ERP-систему, которая бы, помимо всего прочего, имела бы еще и очень «сильный» HR-модуль, — продолжает Сергей Питеркин. — Но данная мечта, к сожалению, практически неосуществима».
На деле все обстоит следующим образом: мощные ERP-системы с развитыми функциями управления и слабым HR-модулем. «HR-модуль стоит не во всех системах, — говорит Владимир Акимов, генеральный директор компании АиТСофт. — Иногда, обладая сильной функциональностью, на этапе локализации он недостаточно серьезно проработан, методологически не поддержан». В итоге компаниям приходится прибегать к услугам производителей отдельных ПО для HR-менеджеров. «Особенность HR-решений состоит в том, что, как правило, требуется их интеграция с рядом IT-систем — бухгалтерской, бюджетного и производственного планирования, электронного документооборота. Ведь человеческий ресурс является неотъемлемой частью практически всех бизнес- и производственных процессов» — рассказывает Ирина Домбровская, директор по HR-консалтингу компании АйТи.

Быстрее, выше, сильнее

Как сделать так, чтобы и волки были сыты, и овцы целы? «Самый оптимальный путь — использование так называемых best of the breed систем, то есть совокупности систем, лучших в своем классе», — считает Сергей Питеркин. Для этого нужно тщательно изучить потребности всех служб предприятия и поставить ПО, отвечающее требованиям каждого отдела. Здесь возможны варианты. «Сильная, т.е. предназначенная для конкретного бизнеса ERP-система плюс реализованная в ней система бухгалтерского учета по РСБУ, и российская система по учету кадров, зарплат и т.д.», — предлагает Сергей Питеркин.
Последние несколько лет не утихают споры о преимуществах интегрированных систем и лучших в своем классе приложений. Например, SAP и Oracle предложили новые приложения строить вокруг уже установленной ERP-системы. Но «в SAP, или в Oracle HR-модуль хоть и внедрен, — комментирует Владимир Акимов, — но он пока недостаточно функционален и адаптирован для российского рынка. К тому же, как известно, эти системы очень дороги, цена доходит до 5-6 тысяч долларов за рабочее место».
С другой стороны ведутся разработки систем с открытой архитектурой, которые должны решить проблему взаимодействия приложений от различных поставщиков, упростить процедуру установки и апгрейда ПО. «Технически решить эту проблему не очень сложно, — считает Владимир Акимов. — Впрочем, данные, имеющие отношение к управлению персоналом несколько обособлены данных, касающихся управления производством как таковым. Интеграция возможна только на общем уровне и нужна при формировании единого хранилища, систем поддержки стратегических решений».
«Если еще на этапе выбора HR-системы во внимание принимаются параметры существующей на предприятии IT-инфраструктуры, проблем с ее интеграцией быть не должно. Как правило, сложности возникают лишь при совмещении HR-решения со множеством «самописных» IT-систем. Но и они преодолимы при наличии денежных средств и времени» — говорит Ирина Домбровская. Впрочем, это специфика работы российских предприятий, которые нередко предпочитают использовать программы собственной разработки…

Семь раз отмерь

Здесь мы возвращаемся на круги своя: если технически проблему интеграции решить не сложно, то почему бы действительно не использовать лучшие в своем классе системы, что значительно снизит и время установки, и финансовые затраты? Скорее всего, так оно и произойдет. Это означает переориентацию компаний-разработчиков на новый рынок: средние и малые предприятия, с меньшим бюджетом, а значит — и с другими требованиями. Разработчики вынуждены будут пойти по пути упрощения, доступности.
Впрочем, это совсем не значит, что нужно отказываться от ERP-системы. «Все зависит от конкретных условий, — считает Владимир Акимов. — Нужно понять, насколько система, которую собираются устанавливать на предприятии, позволит добиться поставленных целей». Сейчас, например, во многих компаниях учет кадров ведется в Exel’е, однако, это не значит, что в этих компаниях работа с персоналом поставлена хуже, чем в тех, где этот процесс автоматизирован. В погоне за автоматизацией можно легко потерять эффективность. Нужно многое продумать, понять, в том числе, и насколько сам персонал готов к изменениям. Ведь самое главное — это не деньги и даже не технологии, а люди.
«Для решения задач кадрового менеджмента одного предприятия достаточно, чтобы информационная система выполняла только учетно-расчетные функции. В другом случае важно, чтобы в IT-системе присутствовал, например, развитый модуль обучения персонала, — рассказывает Ирина Домбровская. — Выбирается та, функциональные возможности которой в наибольшей степени соответствуют потребностям компании в сфере кадрового менеджмента. Будет ли это HR-модуль ERP-системы или «самостоятельное» HR-решение — значения не имеет». «Главное, чтобы работало, — подытоживает Владимир Акимов, — чтобы было движение, прогресс».
Как всегда, четкого ответа нет: ERP-система или лучшие в своем классе приложения. Как всегда, каждый выбирает то, что ему больше всего подходит. Скорее всего, HR-менеджерам не обойтись без best of breed системы, а всему предприятию — без ERP. Нужно искать золотую середину. Но реально ли это?

Точка зрения

Светлана Павленко, исполнительный директор, руководитель функционального направления управления персоналом ФК «УРАЛСИБ»:
Современный бизнес базируется на передовых технологиях, в том числе и в области HR. Чем больше компания, чем больше у нее филиалов, тем выше потребность в автоматизации системы управления персоналом. Понятно, что такая система должна обладать определенным набором функций. Каким именно — решает сама компания. Плюсы автоматизированной системы очевидны: во-первых, формируется единая база персональных данных по каждому сотруднику (ФИО, год начала работы и т.д.). Во-вторых, создается база, на основе которой можно принимать стратегические решения, касающиеся мотивации сотрудников, планирования их карьеры и т.д.
Большим плюсом подобной системы является оперативность предоставления информации, и, как следствие, возможность быстро принимать решения. Для менеджеров это еще и снижение трудозатрат. Благодаря системе такая рутинная работа, как планирование рабочего времени, отпусков и т.п., сильно упрощается. Снижаются риски при работе с документами, а что еще важнее — при планировании заработной платы.
Что касается рядовых сотрудников, то для них преимущества такой системы, на первый взгляд, не столь очевидны. Должно пройти какое-то время, чтобы система «прижилась» и была накоплена информационная база. Тогда появится, например, возможность планирования карьеры. Кроме того, система позволяет высвободить время ключевых сотрудников непосредственно для развития бизнеса. И хотя сам процесс автоматизации довольно дорогой и его реализация должна быть тщательно продумана, игра стоит свеч: экономические преимущества очевидны.

Александр Саксин, заместитель директора департамента корпоративных систем управления компании IBS:
Говоря о применении ERP-систем в бизнесе, нужно понимать, что их внедрение является важным фактором успеха в решении стратегических задач, особенно для динамично развивающихся компаний на конкурентных рынках. В полной мере это относится и к HR сфере. «Серьезные» ERP нацелены на поддержку именно стратегических аспектов HR-менеджмента, таких как обучение и развитие персонала, построение системы мотивации и карьерного роста сотрудников, оценка их деятельности, формирование кадрового резерва и т.д. С их помощью эти вопросы решаются не изолированно, а в увязке с другими управленческими бизнес-процессами предприятия. Узкоспециализированное ПО такими возможностями не обладает, хотя, безусловно, находит свое применение в области учета и кадрового делопроизводства. С моей точки зрения, в некоторых случаях его можно внедрять на начальном этапе развития бизнеса, на небольших предприятиях. Получается дешевле и, в известном смысле, быстрее. Но, внедряя менее функциональное приложение, нужно понимать, что в определенный момент растущее предприятие неизбежно столкнется с ситуацией, когда ограниченная по своим возможностям система начнет тормозить рост бизнеса.