Как повысить эффективность персонала: регламенты и стандарты

Светлана Калабина Источник: Деловая неделя

Три истории из жизни
«Научите менеджеров не есть». Компания готовится к выставке. Запрос бизнес-тренеру: «Они хорошо ведут переговоры, объясните им, что на стенде нужно работать и нельзя есть, пить, разговаривать по мобильному. Еще внушите, что нужно раздавать рекламную продукцию потенциальным клиентам, а после выставки отрабатывать все полученные контакты».
«Старый друг лучше новых двух». В компании опытные менеджеры, хорошие продажники. «Наши менеджеры не хотят работать со старыми клиентами. Мы говорим, чтоб менеджеры регулярно о них вспоминали, поддерживали отношения. Иногда происходит так — обращается некий клиент, начинается работа над заказом и параллельно разборки по поводу того, что с этой же компанией оказывается год назад работал другой менеджер, а значит и заказ должен быть передан ему».
«А кто его знает, о чем он мечтает…» Постоянный клиент случайно узнает, что у компании-поставщика есть еще такие виды продукции, которые он уже год закупал у конкурентов по более высокой цене. А все потому, что менеджер, работающий с ним, не удосужился ознакомить клиента со всем ассортиментом товаров.

Знакомые ситуации?

Руководители удивляются, проведены тренинги, сотрудники обучены, заработная плата привязана к объему продаж, да и сам объем продаж не падает. А при ближайшем рассмотрении оказывается, что высока текучесть клиентов; ожидаемые результаты рекламных и PR-акций не оправдываются; менеджеров приходится уговаривать делать элементарные вещи, которые понятны, не требуют особых усилий и приведут к увеличению продаж. Прямых убытков вроде нет, но есть недополученная прибыль.

Что делать?

Провести ревизию правил и процедур (стандартов) работы с клиентами (если они существуют). Не ограничиваться типовыми речевыми модулями на приветствие и прощание. Редко, позвонив в какую-нибудь фирму, не услышишь — «Здравствуйте, фирма …», или же — «Откуда вы о нас узнали…». При входе в торговые залы магазинов все чаще слышим: «Добрый день…». Это стандарты поведенческого сервиса. Практика показывает, что чаще всего этими приветственными речевыми стандартами все и заканчивается.
Важно помнить, что кроме поведенческих стандартов взаимодействия с клиентами существуют и структурные. Например, стандарты на информирование (перечень минимально необходимой информации, которую менеджер обязан выдать о своей компании, о ее товарах и услугах), на правила работы с постоянными клиентами (перечень обязательных действий, направленных на поддержание лояльности клиентов, с четко обозначенными временными рамками).

Регламентация, стандартизация деятельности компании — задача системная и управленческая, которую не решают тренинги.

Информация к размышлению

Колоссальные ресурсы — интеллектуальные, временные, материальные, потраченные на организацию, развитие и продвижение бизнеса, находятся в руках у персонала компании.

Подсчитайте, сколько денег теряется каждый день только потому, что сотрудник не занес клиента в базу данных; решил, что клиент и так все знает; не напомнил клиенту о существовании компании; не удовлетворил основную потребность большинства людей — потребность во внимании и человеческом отношении?

Помните, выполняется то, что контролируется. Контролировать можно, только зная с чем сравнивать, зная критерии оценки, которые задаются с помощью стандартов и регламентов.

Как разработать стандарты?

В первую очередь, понять, что нужно стандартизировать. Уделить пристальное внимание не правилам приветствия и прощания (хотя они тоже очень важны), а тому, что находится между ними. Для этого полезно посмотреть на весь процесс взаимодействия с клиентом с его, клиентской точки зрения. Пройти весь путь от начала и до конца — позвонить в компанию и попытаться купить то, что покупают клиенты. Прийти в торговый зал и получить необходимую информацию о товаре. Забрать товар со склада. Предоставить в бухгалтерию документы, которые будут отвечать всем требованиям. Дождаться, когда после покупки к вам обратится менеджер компании. Определить те моменты, те этапы в обслуживании, где не удобно и не понятно; приходится «добывать» информацию; потеряно неоправданно много времени; возникает волнение по поводу судьбы сделанного заказа и т. п.

А потом дело за малым. Не думая, что все всем и так понятно, не говоря «и так все хорошо», прописать, очень подробно, правила поведения (действий) для персонала компании на каждом этапе, учитывая, что в данный момент особенно важно для клиента.

Из стандартов взаимодействия с клиентами вытекают внутрифирменные стандарты, регламенты взаимодействия персонала друг с другом, обеспечивающие качественное обслуживание клиентов.
Разработать стандарты и регламенты для компании можно самостоятельно, а можно обратиться к профессионалам. Главное помнить, что стандарты должны защитить от неудобств и клиента, и сотрудников компании, только тогда это хорошие стандарты, созданные для того, чтобы повысить конкурентоспособность компании, а не для галочки в угоду моде.

Автор: Светлана Калабина, директор ООО «Бюро Технологий Сервиса»