Аутсорсинг кадрового делопроизводства: стоит ли выделки овчинка?

Людмила Колотвина Источник: E-xecutive

Рынок аутсорсинговых услуг в нашей стране растет: происходит передача таких значимых неключевых процессов, как учет, управление поставками, HR, администрирование и управление претензиями. Автор статьи предлагает поговорить об одном из видов аутсорсинга – передаче ведения кадрового делопроизводства привлеченной компании.

В последнее время все чаще говорят и пишут об аутсорсинге — частичной или полной передаче непрофильных активов и процессов предприятия в управление внешним подрядчикам или аутсорсинговым компаниям.

Схемы аутсорсинга активно используются в зарубежных странах (США, Германия, Япония и др.). Знатоки утверждают, что предметом аутсорсинга могут быть все бизнес процессы. Однако, согласно традиционному подходу, при котором бизнес-процессы делятся на основные и вспомогательные, подрядчикам передаются нестратегические или незначимые процессы.

Аналитика в данной области говорит о том, что чаще всего в аутсорсинг передаются такие незначимые неключевые процессы, как уборка и содержание помещений и территорий, питание, курьерские функции и так далее.

Рынок аутсорсинговых услуг в нашей стране растет. Сейчас уже встречаются случаи передачи в аутсорсинг таких значимых неключевых процессов, как учет, управление поставками, HR/Администрирование и управление претензиями. По оценкам аналитиков пока вероятность использования этих услуг умеренная, но с течением времени она возрастает.

Сегодня мы предлагаем поговорить об одном из видов аутсорсинга – передачу ведения кадрового делопроизводства привлеченной компании, специализирующейся в этой сфере.

Кадровый аутсорсинг: быть или не быть?

Каждое предприятие стремится минимизировать затраты на управление непрофильными активами, которые не приносят прибыли, но жизненно необходимы для нормальной работы любой компании. Существует зависимость: чем крупнее компания, тем значительнее затраты, штат сотрудников и нагрузки на управленческий персонал, связанные с неосновной деятельностью.

Среди явных плюсов внедрения аутсорсинговой модели ведения бизнеса специалисты называют:

— возможность для руководства сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах;

— снижение операционных издержек или перевод их из категории постоянных в переменные;

— появление возможности перераспределения ресурсов;

— возможность использования передового мирового опыта в обеспечении непрофильных процессов.

Как видите, перспектива сэкономить время и средства на ведении такой трудоемкой неключевой функции как кадровое делопроизводство, очень заманчивая.

Но, как и каждая заманчивая перспектива, таит в себе много ловушек и подводных камней.

Прежде всего, приступая к решению этой непростой задачи, стоит задуматься над тремя вопросами:

— действительно ли функция ведения кадрового делопроизводства, тесно связанная с управлением человеческими ресурсами, не является ключевой, не станет ключевой в ближайшем будущем и может быть спокойно передана в аутсорсинг?

— насколько четко сформулированы собственные требования и ожидания?

— станет ли аутсорсинг кадрового делопроизводства конкурентным преимуществом, то есть, будет ли его эффективность превышать эффективность работы существующей системы кадрового учета?

Если Вы ответили «да» на все три вопроса, то можно смело переходить к изучению требований, предъявляемых действующим законодательством.

Соблюсти ЗАКОН.

Сначала рассмотрим правомерность передачи кадрового делопроизводства сторонней фирме с точки зрения предприятия, желающего передать эти функции.

Как Вы знаете, форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ (1).

В настоящее время действуют утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, в соответствии с которыми ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. (2)

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них в порядке, определенном указанными нормативными актами.

Для выполнения требований законодательства работодатель приказом назначает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В то же время, нигде в упомянутых нормативных документах не содержится требований о том, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно являться работником организации.

Вопросы обработки, хранения и защиты персональных данных работника регулируются сразу несколькими федеральными нормативными правовыми актами:

— Трудовым кодексом РФ;

— Федеральным законом от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;

— Федеральным законом от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Трудовой кодекс РФ определяет, что под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Под обработкой персональных данных работника — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.(3)

Этим же нормативным правовым актом установлено, что защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, причем работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также их правами и обязанностями в этой области. (4)

Работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника. Исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, либо в случаях прямо установленных федеральными законами.

При этом работодатель обязан предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и потребовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица же, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).(5)

Установлено также, что порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов.(6)

Работодатель должен разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.(7)

Федеральным законом РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» прямо запрещено требовать от гражданина предоставления информации о его частной жизни и получать такую информацию помимо его воли, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок доступа к персональным данным граждан устанавливается федеральным законом о персональных данных.(8)

Операторами и третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. (9)

Федеральный закон РФ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими или физическими лицами, осуществляемой с использованием или без использования средств автоматизации, в том числе путем установления прав субъектов персональных данных и обязанностей операторов.

Согласно указанному закону, оператором является юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных. (10)

Если оператор, на основании договора, поручает обработку персональных данных сторонней организации, существенным условием договора должна является обязанность обеспечения указанным лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке. В этом случае сторонняя организация, в зависимости от содержания договора, получает в полном объеме или частично функции оператора.

Проанализировав в совокупности нормы федерального закона, касающиеся условий обработки персональных данных и согласия субъекта персональных данных на их обработку, можно прийти к выводу, что все действия по передаче функций обработки персональных данных организации-исполнителю могут быть осуществлены исключительно с согласия субъекта персональных данных, причем согласие это лучше всего получить в письменной форме.(11)

Итак, как мы видим из анализа нормативной базы, для того, чтобы соблюсти требования законодательства, предъявляемые к соблюдению прав работников как субъектов персональных данных и обеспечить конфиденциальность персональных данных и их необходимую защиту, предприятию-работодателю необходимо:

— принять локальный нормативный акт, определяющий порядок ведения кадрового делопроизводства и порядок обработки персональных данных устанавливающий, что функции ведения кадрового делопроизводства могут быть переданы другой организации с соблюдением прав работников и требований по защите их персональных данных, ознакомить с ним каждого работника под роспись;

— уведомить работников о том, что функции кадрового делопроизводства передаются сторонней организации и получить их письменное согласие;

— заключить с организацией-исполнителем договор о передаче в аутсорсинг функций кадрового делопроизводства;

— заключить с организацией-исполнителем договор о конфиденциальности в отношении передаваемой информации с соблюдением требований действующего законодательства;

— на основании заключенных договоров издать приказ о передаче функций кадрового делопроизводства сторонней организации, ознакомить с ним сотрудников под роспись;

В свою очередь организации-исполнителю, чтобы иметь право предоставлять услуги кадрового аутсорсинга, необходимо предусмотреть в учредительных документах такой вид деятельности и зарегистрировать учредительные документы в порядке, установленном Федеральным законом от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ « О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Лицензировать услуги по ведению кадрового делопроизводства не требуется.

Как оформить передачу

Итак, обе стороны имеют все необходимые с точки зрения закона документы. Теперь можно приступать к оформлению передачи функций ведения кадрового делопроизводства. Каков же должен быть алгоритм действий?

Можно с уверенностью сказать, что предприятие — передающая сторона должна начать с составления и принятия Положения о ведении кадрового делопроизводства и порядке обработки персональных данных сотрудников, познакомив с содержанием указанного документа всех сотрудников под роспись.

Затем предприятию-работодателю, предполагающему передать услуги кадрового аутсорсинга, необходимо предпринять небольшое рыночное исследование для того, чтобы найти фирму-исполнителя, соответствующую своим требованиям и ожиданиям.

Следующим шагом будет уведомление сотрудников о намерении передать функции по ведению кадрового делопроизводства (а следовательно и необходимые для этого персональные данные) сторонней организации и получить согласие сотрудников на передачу персональных данных.

После этого между предприятием-заказчиком и фирмой-исполнителем заключается договор оказания услуг по ведению кадрового делопроизводства(12), а также договор о соблюдении конфиденциальности в отношении передаваемой информации (типовой договор легко можно найти в Интернете).

По окончании всех процедур на основании заключенных договоров необходимо издать приказ о передаче функций кадрового делопроизводства сторонней организации, ознакомить с ним сотрудников под роспись.

Предполагаемые минусы

Итак, предполагаемые плюсы и заманчивые перспективы кадрового аутсорсинга мы обозначили ранее, самое время задуматься о том, все ли так гладко? Попробуем обозначить проблемное поле.

Думаем, что не откроем никакого секрета читателям, если скажем, что те руководители, что видят в кадровом аутсорсинге очередную панацею, мягко говоря, не совсем правы. очередную панацею, мягко говоря, не совсем правы.учетом)кажем, что те руководители, что ждут от кадрового аутсорсинга быстрого

Даже в отсутствие серьезных проблем и вроде бы бесспорном ожидаемом эффекте от сокращения затрат и передачи неключевых функций, не все пойдет ровно и гладко. Предстоит внедрение иной модели ведения бизнеса, а значит серьезная перестройка системы управления.

В случае передачи в аутсорсинг ведения кадрового делопроизводства возникают серьезные сомнения в обеспечении оперативной обработки и получения информации от предприятия-исполнителя в случае возникновения необходимости принятия решения в области HR в условиях жестких временных ограничений. Этот момент, на наш взгляд, обязательно необходимо отрегулировать при заключении договора на оказание услуг аутсорсинга.

Нелишним будет, на наш взгляд, обратить внимание читателя на упомянутое ранее обстоятельство, что деятельность по оказанию услуг по ведению кадрового делопроизводства не подлежит лицензированию. Это дает основание подойти очень тщательно к выбору фирмы-исполнителя, во избежание потерь, например, от проявлений профессиональной некомпетентности либо нечистоплотности иных дельцов.

В этой связи, а также учитывая участившиеся случаи неправомерной передачи и распространения персональных данных, следует отметить, что за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, предусмотрена административная и уголовная ответственность.(13) Эти виды ответственности могут быть применены исключительно к предприятию-работодателю, поскольку именно оно, обеспечивает защиту персональных данных своих сотрудников.

Что же касается фирмы-исполнителя, ведущей кадровое делопроизводство, то в случае нарушения ею конфиденциальности в отношении предоставленных данных, предприятие может применить к ней меры гражданско-правовой ответственности согласно заключенным договорам.

Возможны сложности также в случае отказа подавляющим большинством работников в предоставлении своих персональных данных компании, предоставляющей услуги кадрового аутсорсинга. Развитие ситуации в таком направлении вообще ставит под сомнение внедрение кадрового аутсорсинга, по крайней мере, на данном этапе развития организации.

Итак, в нашей статье предпринята попытка актуализировать тему кадрового аутсорсинга, в частности аутсорсинга ведения кадрового делопроизводства, найти его очевидные плюсы и минусы, проследить какие факторы должны приниматься во внимание руководителем при принятии решения об изменении модели ведения бизнеса. Мы постарались также выявить правовые основы и, привести алгоритм оформления соответствующих документов.

Вне зависимости от того удалось ли достигнуть всех поставленных целей, надеемся, что статья вызовет заинтересованность профессионалов, позволит открыть и проанализировать новые возможности ведения кадрового делопроизводства и избежать очевидных ошибок при их внедрении на практике.

(1) — статья 66 ТК РФ

(2) – пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

(3) – статья 85 ТК РФ

(4) — Пункты 7, 8 и 9 статьи 86 ТК РФ

(5) — статья 88 ТК РФ

(6)- статья 87 ТК РФ

(7) — статья 88 ТК РФ

(8) — статья 9 Федерального закона от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

(9) – пункт 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации

(10) — пункт 2 статьи 3 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных».

(11) – пункт 4 статьи 9 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных».

(12) – глава 39 Гражданского кодекса РФ

(13) – статья 90 ТК РФ, ст. 13.11 КоАП, ст. 137, 272 УК РФ