Корпоративный праздник, будь то день рождения компании или стремительно приближающийся Новый год, может стать как отличным способом мотивации, так и источником больших хлопот. Ведь собрать всех сотрудников даже одного офиса в одном месте в назначенное время удается далеко не всегда. Что же в таком случае говорить о том, когда и мест много, и расположены они в разных часовых поясах?
Общее дело
Немало компаний имеют головной офис в Москве или Петербурге, в то время как их многочисленные сотрудники работают в филиалах и представительствах, разбросанных по всей России. Добившись успеха на столичных рынках, большинство организаций ищут для себя новые возможности в регионах. Те, кто встает на этот путь в последние годы, с самого начала готовы решать вопрос трансляции корпоративной культуры внешним подразделениям. Однако задача организации общего корпоративного праздника для всех офисов и представительств выносится на повестку дня далеко не всеми. Вот почему большинство региональных отделений российских компаний празднуют Новый год, самостоятельно договариваясь с местным провайдером event-услуг или по старинке проводя торжество объединенными силами кадровой службы и бухгалтерии.
Например, в сети кинотеатров «Киномакс», по словам заместителя генерального директора Ирины Тумановой, собирать вместе весь персонал в преддверии новогодних праздников руководство пока не пыталось. «Дело в том, что именно в это время наблюдается наплыв посетителей в кинотеатры, – продолжает она. – Как правило, менеджмент компании рассылает именные поздравительные открытки всем сотрудникам сети, объявляет благодарность за успешно проведенный год, а уже руководство кинотеатра преподносит им подарки, выбирая их на собственное усмотрение». В наши дни альтернатив этому проторенному пути достаточно – индустрия праздничных мероприятий активно развивается и организация запоминающегося Нового года для всех отделений компании, включая головной офис, – не такая уж немыслимая вещь. Однако многие предприятия пока не спешат подходить к вопросу с размахом.
Не в последнюю очередь проблема коренится в недоверии региональных и столичных специалистов по персоналу друг к другу, считает Сергей Князев, генеральный продюсер продюсерского центра «КнязевЪ»: «К примеру, убедить московского HR-директора в том, что из подразделения может придти хорошая идея для праздника, иногда оказывается очень сложно. Он опасается: что региону хорошо, то столице скучно». И наоборот, регионы нередко занимают даже более жесткую позицию, потому что боятся дороговизны услуг и уверены, что то же самое можно получить на месте намного дешевле. Во многих городах большое мероприятие готовы себе позволить только крупные предприятия и по очень значительному поводу». Между тем, сложные отношения между региональными и столичными коллегами и есть та проблема, решение которой может быть найдено на общем корпоративном мероприятии.
Все флаги
Естественно, первое, что приходит в голову, – это собрать всех сотрудников непосредственно в центральном офисе. Татьяна Орлова, генеральный директор компании Skyworker, отмечает: «Если необходимо поддерживать фундаментальную идентичность организации, то лучше все-таки провести объединенное торжество. В одной компании, с четырьмя десятками офисов по всей стране, была традиция собирать в Москве активную группу из каждого подразделения, а остальные сотрудники праздновали у себя в регионах. Однако мы предложили пригласить всех. Представители каждого региона получали собственное задание, рассказывали о себе на празднике. Таким образом, у каждого было свое место на нем. Другой хороший формат проведения такого мероприятия – спортивные командные соревнования, особенно если у организации офисов не очень много и они крупные».
Однако далеко не все компании могут себе позволить праздник в столице. «Конечно, нам хотелось бы пригласить всех в Москву и устроить грандиозный корпоративный праздник для всей нашей команды, – рассказывает директор по работе с персоналом группы «АльфаСтрахование» Галина Вайсбанд. – Но так как это идеал, к которому мы все стремимся, я – за «индивидуальные» праздники на местах, которые, тем не менее, учитывают корпоративную культуру компании и имеют, пусть даже формально, общие черты с другими новогодними вечеринками наших филиалов по всей стране».
Верный подход к незначительным на первый взгляд деталям уже приводит региональные мероприятия к общему знаменателю. Галина Вайсбанд замечает: «Во-первых, главным элементом корпоративного праздника является оформление площадки. Оно как минимум должно содержать корпоративные цвета компании. Во-вторых, обязательно нужно поздравить сотрудников филиала от лица руководства, выразить благодарность за вполне конкретный результат работы и пожелать коллегам успехов в будущем году, причем успехов вместе с компанией, которая имеет амбициозные планы на ближайший год. В-третьих, сама атмосфера праздника должна соответствовать корпоративному духу. Например, «АльфаСтрахование» – очень демократичная организация, топ-менеджмент всегда празднует Новый год вместе с сотрудниками, не удаляется после официальной части в VIP-зону. Соответствующим образом должны себя вести и руководители наших филиалов».
Не секрет, что участие представителей управленческого звена в любом корпоративном мероприятии чрезвычайно важно – именно в такие моменты видно, является ли начальник отдела лидером команды или просто механически контролирует выполнение должностных обязанностей сотрудниками. В географически распределенной компании тем более важно установить с помощью руководства общий информационный контекст. Татьяна Орлова подчеркивает: «Например, можно записывать интервью топ-менеджеров из разных отделений и головного офиса и транслировать их во время праздника в каждом офисе». К похожему решению пришли однажды, например, в компании «АНКОР». Елена Елагина, директор сервисного центра «АНКОР» делится опытом этой компании: «АНКОР» сегодня – это 25 региональных офисов, в которых работают более 700 человек, и у нас нет возможности собрать весь коллектив в одном месте. Но сделать это все-таки требовалось. Тогда мы приняли решение о проведении телефонной конференции для всей сети филиалов одновременно, во время которой генеральный директор выступил с 10-минутным обращением ко всем сотрудникам. Сразу после его обращения в каждый из офисов было доставлено по несколько тортов с символикой холдинга, а чуть позднее на внутреннем сайте компании была размещена новость о событии. Таким образом, нам удалось создать ощущение единого праздника для всего персонала. Опыт оказался очень удачным, и мы думаем о том, чтобы повторить его при праздновании Нового года: например, организовать телефонное или видеообращение генерального директора, а также банкет с единой концепцией в каждом из городов».
Делай, как я
Для создания истинно общей атмосферы праздника следовало бы не просто сообщить всем сотрудникам компании, что праздники похожи, но и дать участникам возможность убедиться в этом лично, увидеть и прочувствовать единое корпоративное пространство. Для этого нужно решить вопрос не просто об организации праздников в каждом отдельно взятом офисе, но и реализовать связь между ними. Речь идет уже об обмене не только приветствиями, но и всей информацией, которую сегодня возможно передать с помощью современных технологий. Примеров таких проектов пока не много, но в будущем корпоративный Новый год в Барнауле с телемостом из Москвы, Шанхая и Краснодара будет привычным делом.
Александр Поляков, коммерческий директор компании Team Systems, отмечает: «Такое празднование имеет смысл при общей идее, которая доносится до всех сотрудников. При этом есть два варианта организации. Первый – устраивать торжество во всех офисах в одно время. Тогда нужна аудио или видеотрансляция через Интернет или спутник – сейчас это вполне возможно. Второй вариант – ступенчатый: сначала праздник проходит в одном филиале, потом в другом и т.д. Тогда праздник в одном филиале записывается на видео, делаются фотографии и все это перемещается в следующий город. Завершается он, как правило, в Москве или Санкт-Петербурге. Этот вариант особенно хорош, если представительства расположены в разных часовых поясах». Объединяющий эффект от такого праздника может быть очень сильным, но, разумеется, его подготовка займет больше времени, сил и средств. Заметным этапом становится предварительная оценка затрат на проведение мероприятий, которая проводится компанией-провайдером на местах празднования, причем зачастую эта процедура оплачивается заказчиком отдельно, так как она предполагает разъезды и другие траты.
Принципиально важно и еще одно обстоятельство – в состоянии ли компания-провайдер обеспечить одинаковое качество мероприятий в каждом из отделений. Ведь если у сотрудников создастся ощущение, что главное событие состоялось в Москве, а до региона дошли лишь его отголоски, то результат окажется противоположным желаемому. Хорошо, если у организатора праздника есть свои отделения в тех городах или регионах, в которых находятся и офисы компании-заказчика. Тогда относительно легко будут преодолены проблемы логистики, в противном случае, замечает Александр Поляков, их либо придется решать провайдеру за собственный счет (что увеличит конечную стоимость услуги), либо заказчику потребуется принять, разместить и обеспечить питание ведущих, артистов и т.д. Отдельным вопросом при праздновании Нового года всеми офисами сразу становится распределение не только подарков, но и бюджетов. Должно ли все торжество финансироваться из средств центра или каждое мероприятие должно быть оплачено на месте? Или, например, разработку концепции праздника столичным провайдером оплачивает головной офис, а проведение его на местах – регионы? Если организация праздника – полностью инициатива местного руководства, то он и финансируется из соответствующих источников. Так, например, принято в группе «АльфаСтрахование». «Как правило, бюджет на праздники выделяется из бюджета филиалов. Руководителям на местах вполне по силам организовать качественный праздник для сотрудников в рамках этих статей расходов», – объясняет Галина Вайсбанд. Если же компания задается целью организовать общий праздник для филиалов и центра, то следует принимать в расчет не только вопросы финансовой дисциплины, но и удобство взаимодействия с провайдером. Александр Поляков замечает: «Когда бюджет общий, работать с заказчиком проще. Если же заключаются несколько параллельных договоров с каждым отделением, это тормозит процесс, хотя ничего недостижимого нет и в этом случае».
В конечном счете, не так уж важно – будет ли праздник проведен с использованием последних достижений в области телекоммуникаций или скромно и по-домашнему. Главное – никого не забыть, ни одного, даже самого маленького отделения в самом скромном по уровню продаж регионе, каждому сотруднику дать возможность отпраздновать Новый год и каждого искренне с ним поздравить.