Насколько оправданы затраты на обучение персонала? Стоит ли инвестировать средства в того или иного сотрудника? Насколько финансово себя оправдает тренинг?
Часто, думая о результате любого начинания, мы не всегда четко представляем себе, каким именно должен быть результат. Это относится и к системе развития персонала, в частности, к такому виду обучения, как тренинг. Сталкиваясь с необходимостью его проведения, руководитель выбирает образовательную программу, исходя из своего понимания о ее нужности, целесообразности, эффективности для развития персонала, сопоставляет расходы на проведение мероприятия с прибылью, которую можно получить в результате. Если руководитель относится к обучению персонала как к целесообразному вложению средств, ему необходимо проводить анализ, схожий с анализом любого инвестиционного проекта и рассматривать тренинг прежде всего как инвестицию в развитие компании, которая подразумевает вложение средств с целью получения дополнительной прибыли. Расчет эффективности инвестиционного проекта имеет практическую ценность, поскольку попытка выразить в цифрах нематериальные активы, позволяет реально оценить возможность и необходимость того или иного капиталовложения.
Еще при приеме сотрудников на работу, опытный специалист оценивает необходимые в них инвестиции, а также определяет, какую прибыль будет получать компания в результате работы каждого из них. Но вместе с тем, нужно оценить затраты, которые необходимо вложить в их обучение, чтобы новый персонал приносил максимальную пользу организации.
Стоимость любого специалиста на рынке труда состоит из таких компонентов, как заработная плата, временной ресурс для адаптации, мотивационный пакет, обучение. При подборе персонала возможны два способа инвестирования в отдельного сотрудника. Или руководитель принимает на работу готового специалиста, который не требует дополнительных временных и финансовых затрат на свое обучение или переквалификацию, и самостоятельно приступает к своим обязанностям, или нанимает менее квалифицированного, но способного и перспективного работника, который нуждается в дополнительных инвестициях компании.
Каждый способ имеет положительные и отрицательные характеристики. Опытный специалист сразу приносит прибыль в компанию, но фирма увеличивает расходы на его зарплату и мотивационный пакет. Во втором случае специлист подготавливается на предприятии, где руководствуются правилом, что таланты можно искать, а можно «выращивать’ самостоятельно. Здесь в работника инвестируется не только время на адаптацию, расходы на заработную плату, мотивационные блага (их значительно меньше, чем у высококвалифицированного специалиста), но и средства на его обучение ( курсы, тренинги, прикрепление наставника и т. п.). В результате организация получает лояльного квалифицированного специалиста, подготовленного «под конкретную компанию».
Средства, вложенные в проведение бизнес-тренинга должны не только окупить себя в будущем, но и принести прибыль компании. Некоторые руководители ориентируются только на немедленный результат, который выражается, например, в увеличении объема продаж, изменении стиля работы в ближайшие 4-6 недель после тренинга. Тем не менее, процесс получения прибыли от тренинговых программ можно разбить на два этапа:
1.Краткосрочный эффект. Первые 4-6 недель наблюдается всплеск изменений и улучшений в работе.
2.Долгосрочный эффект. После первого этапа происходит небольшой спад активности и эффективности в работе с последующим возвращением на уровень выше, чем до тренинга.
Дальше появляется закономерность: чем чаще проводятся тренинги в компании, тем интенсивнее повышается эффективность и результативность работы.
В долгосрочной перспективе желаемая прибыль от тренинга должна быть проанализирована и просчитана. Чтобы просчитать возврат от вложения капитала в тренинг, кроме расчета средств на его проведение (стоимость программы, время на подготовку и проведение программы), необходимо учитывать следующие факторы:
1.Выбор сотрудников — участников тренинга. Для этого нужно определить, насколько их истинная работа соответствуют их должностным инструкциям, как относятся к исполнению своих обязанностей, привержены ли они компании, хотят ли обучаться. Ведь есть категория работников, в чьих глазах дискредитирована система краткосрочных образовательных программ предыдущим опытом, они не верят в получение новых, практических знаний. Хотя обучение должно быть доступно каждому сотруднику компании в равной степени, опытному руководителю не составит труда определить именно тех, в кого стоит вкладывать средства в первую очередь. В данной ситуации частичные потери в прибыли от тренинга могут происходить в результате неправильного подбора участников. Стоимость участия в тренинге «перспективного’ и «неперспективного’ работника (с одинаковыми опытом работы и уровнем заработной платы) будет одинаковой. При расчете прибыли от этой инвестиции коэффициент эффективности и результативности работы «неперспективного’ сотрудника после прохождения им тренинга будет ниже.
2.Тема тренинга и его задачи. Например, получить новые знания и навыки, отработать уже существующие навыки, структурировать и закрепить ранее полученную информацию. Тренинг можно рассматривать и как обучение навыкам, которые необходимы работнику только для выполнения его обязанностей, и как своего рода «повышение квалификации’, позволяющее ему повысить эффективность работы, выйти на новый уровень мастерства. В данной ситуации важно не ошибиться с выбором тренинговой программы. Для этого необходим предтренинговый анализ, глубокие исследования потребностей в предложенной программе, на что многие компании часто не хотят тратить время и деньги. В качестве примера приведем ситуацию. Компания заказывает тренинг по работе с конфликтными клиентами и возражениями. В процессе выясняется, что участники не имеют даже базовых понятий об эффективной работе с клиентами. Чтобы исключить риск неправильного выбора темы тренинга, фирме нужно проконсультироваться с тренинговой компанией, которая проведет предтренинговый анализ ситуации.
3.Цели тренинга. Ориентация на результат помогает оформить четкие цели, сделать их реальными и измеримыми во времени и средствах. Это всем известная истина, но на практике почему-то считается, что в цифрах нельзя просчитать результат от тренинга ( например, по формированию команды). Здесь хотелось бы уточнить, что при анализе инвестиций в персонал тоже можно оперировать цифрами, ведь изменения в работе команды (выработка командного духа, объединение персонала в единый организм) влечет за собой повышение эффективности работы всей компании, что может быть выражено в определенных показателях. Например, при проведении тренинга по организации рабочего времени для сотрудников отдела продаж, предполагается, что в результате участники смогут эффективнее планировать свое рабочее время рабочее время, что приведет к увеличению результативности их работы на 30%.
4.Частота (система) проведения образовательных программ. Проведенный единственный раз тренинг, «оторванный’ от общей системы обучения и развития персонала, не приносит ожидаемых результатов.
Часто, для закрепления определенных навыков, необходимо проведение нескольких тренинговых программ, следующих друг за другом периодичностью в 2-3 месяца. Как уже говорилось, от частоты проведения тренингов зависит изменение показателей эффективности работы сотрудников. Например, до участия в первой тренинговой программе менеджер по продажам успешно работал с 20-ю клиентами в неделю, в ближайшие 6 недель после тренинга — с 25-ю, в течение еще 6 недель — с 23-мя. Уровень его работы повысился на 4 клиента в неделю, или на 20% по сравнению с работой до тренинга. Эти цифры необходимо учитывать при расчете результивности систематических образовательных программ.
Для получения максимального эффекта от вложений в обучение персонала, каждый работник должен понимать, что его участие в тренинге не означает лишь выявление проблем в его настоящей работе, а является скорее выражением заботы руководства об эффективной деятельности сотрудника в будущем, развитии его и компании в целом.
Все перечисленные факторы играют важную роль при расчете целесообразности такого капиталовложения, как тренинг. Правильный и своевременный анализ каждой такой инвестиции, планирование тренинга и системы обучения в целом принесет компании ожидаемую прибыль. Тем не менее, при подготовке тренинга, как при анализе инвестиционного проекта, необходимо учитывать возможные риски, которые могут быть связаны с неправильным выбором тренинговой программы, обучением неперспективных работников. Этих рисков можно избежать вследствие продуманной системы подбора, обучения и развития персонала, если компания тщательно подходит к подбору сотрудников, обеспечивает доступ к обучению, развитию и т.д.
Можно с уверенностью сказать, что тренинги являются неотъемлемой частью деятельности организаций, которые не просто работают или выживают в условиях рынка, но и обладают развитой ориентацией на будущее, на развитие компании. Научить команду работать слаженно и эффективно — долгосрочная задача и корпоративная цель современной компании.